第一步，成立谈判小组。谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。达到公开招标数额标准的货物或者服务采购项目，或者达到招标规模标准的政府采购工程，竞争性谈判小组应当由5人以上单数组成。采购人不得以评审专家身份参加本部门或本单位采购项目的评审。采购代理机构人员不得参加本机构代理的采购项目的评审。

第二步，制定谈判文件。谈判文件应当包括供应商资格条件、采购邀请、采购方式、采购预算、采购需求、采购程序、价格构成或者报价要求、响应文件编制要求、提交响应文件截止时间及地点、保证金交纳数额和形式、评定成交的标准等。谈判文件应当明确谈判小组根据与供应商谈判情况可能实质性变动的内容，包括采购需求中的技术、服务要求以及合同草案条款。

第三步，确定邀请参加谈判的供应商名单。谈判小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其提供谈判文件。第四步，谈判。谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判。谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。

第五步，确定成交供应商。谈判结束后，谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。

一、竞争性谈判程序的制定

谈判文件中至少应当明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定标准等事项。谈判须在财政部门指定的政府采购信息发布媒体上发布公告。公告至谈判文件递交截止时间一般不得少于5天，采购数额在300万元以上、技术复杂的项目一般不得少于10天。

谈判文件至少应当包含《政府采购法》第38条第2款要求的内容，但通常应当包含：

（1）谈判邀请函；

（2）谈判供应商需知（包括密封、签署、盖章要求等）；

（3）报价要求、投标文件的编制要求及谈判保证金的交纳方式；

（4）谈判供应商应当提交的资格、资信证明；

（5）谈判项目的技术规格、要求和数量，包括附件、图纸等；

（6）合同主要条款和签订方式；

（7）交货和提供服务的时间；

（8）评标方法、评标标准和废标条款；

（9）递交投标文件截止时间、谈判时间及地点；

（10）省级以上财政部门规定的其他事项。

《政府采购法》规定，招投标类采购自招标文件发出之日起至投标人提交投标文件截止之日止，不得少于二十天。竞争性谈判采购方式适用条件中有一条是招标所用时间不能满足用户紧急需要的。

因此，竞争性谈判采购从发布谈判文件到供应商响应的时间可以比招投标采购短，但也应当有一个合理的时间段，如果间隔时间太短，不利于参加谈判的供应商理解、分析谈判文件及做出应答，5～10天是一个比较合理的时间。

二、竞争性谈判的法律依据

《政府采购法》规定，符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：

1、招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；

2、技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；

3、采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；

4、不能事先计算出价格总额的。