一、健全内部合同管理
合同管理不仅仅是保管合同原件,更需要保留好合同相关的往来传真、备忘录、相关人员签署的收货凭证等等,都要妥善保管好。很多公司是没有合同管理的,对于一些小的合同,原件虽然在公司的专人手中,但是在执行过程中有关材料随意分散在业务人员手中,业务人员走了,该资料也就没有了,合同的执行情况也就没有人知道了。一旦发生纠纷没有人能完全知道事情的来龙去脉,没有人手头有完整的材料。
合同保管要强调责任制,在合同执行阶段,合同可以由业务人员或业务部门经理保管,凡是和合同执行有关的材料统一在第一时间交给该人保管。业务办理完毕应当完整移交到公司专职保管人员。我们建议在移交的材料中加上一个合同执行说明,由具体经办人对合同的执行情况进行说明,将材料列个清单,可以做成格式直接填写。
二、强化催收
中国讲人情,在我们的实务工作中发现,越是关系好,可能款项越晚兑现。大部分款项并不是对方没有能力支付,而是不想支付,想想现金在自己公司握着多主动,而且可以生息,总比还给别人好。所以很多公司是看哪个催得急,谁急就先付给谁。而如果碍于面子,就只能等到最后了,万一对方资金一紧张,这帐就成了陈年老帐了,所以要加强货款催收。
催收也要讲策略,按过程分别进行排布。
第一步,直接由业务人员负责催收。业务员的待遇是与业务量挂钩的,业务人员应当对帐款承担催收责任。业务人员是公司最底层的工作人员,可以可怜兮兮去找对方,大哥,你要是不给我钱,我就要失业了。,这样博得同情心,小的帐款一般都能这样催收回来。这一步的时间不要太长,给予两周的时间就行了,没有效果进入下一步。
第二步,财务部核帐。财务部核帐有两个目的,第一告诉对方这笔帐款开始移交到公司统一来处理了,二是和对方核帐,确认欠款的事实与数额。这个很重要,一旦发生诉讼有这张核帐单,双方的法律关系就非常的简单了,不需要对合同执行中的质量、数量等双方可能发生争议的事项进行纠缠了。这个时候双方还没有闹僵,拿到这样的核帐单一般比较容易。当然财务部目的不是要核帐,还要催收款项,财务部人少,自然没有人专职来打要帐电话,可以让单位前台或其他人以财务部的名义打这个电话。
第三步,以上措施都没有效果,那么说明对方有想赖帐的可能。如果对方说,你再等几天,我们马上有一笔到帐,一到就给你,这样的话,最多只能信一次,不要有太多的指望。以上两个步骤已经进行了三个月,仍然没有效果就应当考虑移交公司法律部门,由法律部门进行处理。
三、果断采取法律措施
很多公司顾虑采取法律措施会伤了彼此友好的业务关系,失去了一个客户。这是中国国情,确实是要考虑的,但是只要想想,做任何的业务都是以赢利为目的的,如果对方不支付帐款,那么要这个友好的业务关系做什么?与其拖到以后翻脸,再对簿公堂,不如现在采取法律措施早点将款项收回来更为塌实。
采取法律措施,也能考虑到中国国情,不是一开始就直接将对方告上法庭。可以先给对方打招呼,说要采取法律措施了,再不理睬,发个律师函,最后才起诉,这样的话对方就自己陷入了不人情了,再有什么埋怨也不好讲了。
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