一、健全内部合同管理

合同管理不仅仅是保管合同原件，更需要保留好合同相关的往来传真、备忘录、相关人员签署的收货凭证等等，都要妥善保管好。很多公司是没有合同管理的，对于一些小的合同，原件虽然在公司的专人手中，但是在执行过程中有关材料随意分散在业务人员手中，业务人员走了，该资料也就没有了，合同的执行情况也就没有人知道了。一旦发生纠纷没有人能完全知道事情的来龙去脉，没有人手头有完整的材料。

合同保管要强调责任制，在合同执行阶段，合同可以由业务人员或业务部门经理保管，凡是和合同执行有关的材料统一在第一时间交给该人保管。业务办理完毕应当完整移交到公司专职保管人员。我们建议在移交的材料中加上一个合同执行说明，由具体经办人对合同的执行情况进行说明，将材料列个清单，可以做成格式直接填写。

二、强化催收

中国讲人情，在我们的实务工作中发现，越是关系好，可能款项越晚兑现。大部分款项并不是对方没有能力支付，而是不想支付，想想现金在自己公司握着多主动，而且可以生息，总比还给别人好。所以很多公司是看哪个催得急，谁急就先付给谁。而如果碍于面子，就只能等到最后了，万一对方资金一紧张，这帐就成了陈年老帐了，所以要加强货款催收。

催收也要讲策略，按过程分别进行排布。

第一步，直接由业务人员负责催收。业务员的待遇是与业务量挂钩的，业务人员应当对帐款承担催收责任。业务人员是公司最底层的工作人员，可以可怜兮兮去找对方，大哥，你要是不给我钱，我就要失业了。，这样博得同情心，小的帐款一般都能这样催收回来。这一步的时间不要太长，给予两周的时间就行了，没有效果进入下一步。

第二步，财务部核帐。财务部核帐有两个目的，第一告诉对方这笔帐款开始移交到公司统一来处理了，二是和对方核帐，确认欠款的事实与数额。这个很重要，一旦发生诉讼有这张核帐单，双方的法律关系就非常的简单了，不需要对合同执行中的质量、数量等双方可能发生争议的事项进行纠缠了。这个时候双方还没有闹僵，拿到这样的核帐单一般比较容易。当然财务部目的不是要核帐，还要催收款项，财务部人少，自然没有人专职来打要帐电话，可以让单位前台或其他人以财务部的名义打这个电话。

第三步，以上措施都没有效果，那么说明对方有想赖帐的可能。如果对方说，你再等几天，我们马上有一笔到帐，一到就给你，这样的话，最多只能信一次，不要有太多的指望。以上两个步骤已经进行了三个月，仍然没有效果就应当考虑移交公司法律部门，由法律部门进行处理。

三、果断采取法律措施

很多公司顾虑采取法律措施会伤了彼此友好的业务关系，失去了一个客户。这是中国国情，确实是要考虑的，但是只要想想，做任何的业务都是以赢利为目的的，如果对方不支付帐款，那么要这个友好的业务关系做什么?与其拖到以后翻脸，再对簿公堂，不如现在采取法律措施早点将款项收回来更为塌实。

采取法律措施，也能考虑到中国国情，不是一开始就直接将对方告上法庭。可以先给对方打招呼，说要采取法律措施了，再不理睬，发个律师函，最后才起诉，这样的话对方就自己陷入了不人情了，再有什么埋怨也不好讲了。