1、准确。商务信函的内容多与双方的利益有着直接的利害关系，因而要完整、精确的表达意思，用于乃至标点符号都要做到准确无误，以免造成不必要的麻烦。

2、简洁。在做到准确、周到的前提下，应用最少的文字表达真实的意思，不能拖沓冗长。

3、具体。信函所要交待的事项必须具体明确，尤其要注意需要对方答复或会对双方关系产生影响的内容，绝不能语言不详。

4、礼貌。要掌握礼貌、得体的文字表达方式，以有利于双方保持良好的关系。

5、体谅。要学会换位思考，能够站在对方的立场上思考问题。这样容易获得对方的认同，有利于双方达成有效的沟通。

一、公司联络函格式是怎样的

XX有限公司：我单位拟录用差遣职员名（名单附后），请予筹划相关手续。附：职员名单序号姓名性别身份证号码合同期限聘用岗位社保起缴日期社保基数公积金起缴日期公积金基数、比例联络电话经办人：联络电话：单位称号（盖章）：年月日

联络函：其中商务函电是指在日常的商务往来中用以传递信息、处理商务事宜以及联络和沟通关系的信函、电讯文书。常用的商务信函主要有商洽函、询问函、答复函、请求函、告知函和联系函等。

二、企业的法律规定

依照中国法律规定，公司是指有限责任公司和股份有限责任公司，具有企业的所有属性。

因此，凡公司均为企业，但企业未必都是公司。公司只是企业的一种组织形态。

企业，在《现代汉语词典》中的解释为：从事生产、运输、贸易等经济活动的部门，如工厂、矿山、铁路、公司等。

在2007年3月17日通过的《中华人民共和国企业所得税法》中第一条则有这样的描述：在中华人民共和国境内，企业和其他取得收入的组织（以下统称企业）为企业所得税的纳税人，依照本法的规定缴纳企业所得税。个人独资企业、合伙企业不适用本法。

从上面的解释和法条可以看出：首先企业是一种社会组织（也即部门，但是部门这个单词有着浓重的计划经济色彩，显得有些过时）；其次企业从事经济活动，也就是能够给社会提供服务或产品；最后企业是以取得收入为目的，即以营利为目的。

公司，在《现代汉语词典》中的解释为：一种工商业组织，经营产品的生产、商品的流转或某些建设事业等。

《中华人民共和国公司法》中第二条则有这样的描述：本法所称公司是指依照本法在中国境内设立的有限责任公司和股份有限公司。

可见，通常使用公司这个单词时，其含义是较为广泛，很多时候个人独资企业、合伙企业也被称为公司，但是在法律条文中，公司仅仅指有限责任公司和股份有限公司。若按照公司的法律意义，如下定义可能更合适一些：独立承担民事责任的从事生产或服务性业务的社会组织。