1、首先准备好向业主宣布的主题资料，议标的所有资料，由管理处经理和综合服务部主管拟稿，由档案管理员负责打印存档

2、其次准备要发给业主的资料，在参会的业主代表固定人数内多备出一到两份，留以备用并装档案袋，以及业主委员会代表发言稿和要讨论主题的中心思想等。

3、以上两项为会议重要文件需在开会的前一天准备齐全后，由档案管理员发给公司办公室负责人审阅、批示、并监督公司在当天内把所有资料把所有审阅后的资料转发回服务处。

4、认真选拔区域内的业主代表，一般选出参加出席人数的两倍作为候选，以免业主临时有事或没有时间参加的，可从候选人中选拔业主代表。选拔业主代表和通知业主参加会议具体工作由区域房管员负责，管理处领导给予协助，在会议的前一天撬定业主参加会议人数，并向公司做汇报。

5、会场布置工作，由客服后勤人员负责，最晚在开会的前一天晚上完成。（会场工作包括：会议桌茶水和水果的摆放、会议中对业主的服务工作和相应的准备工作、如会议中出现意外，我们的后勤保障工作，药品的准备工作，以防业主在会议过程中有异常反应和突发病变等）。

6、会议当天如有业主提前到会，我们将安排在环境舒适的地方喝茶，有意识的聊聊天做一下引导工作。对还未到场业主打电话咨询情况，做到对业主迟到的事不抱怨，多提示（比如路上注意安全等诸如此类的话语）。

7、在会议中由公司和客服部长负责拍摄录像等工作，由客服人员现场做会议纪要。

8、进入会场安排业委会代表坐在主讲位置，业主代表靠左边一排先坐，（左为大），我们服务处人员工作人员靠右边坐下。

9、会议开始现有业委会代表讲话和宣读会议的主要内容。其次由项目服务处经理向业主汇报物业所做的工作和小区的实际情况，再由专人负责讲述我们小区的公共维修基金的缴纳情况和申请使用程序以及我们小区的公共维修基金存在的特殊情况。如业主有疑问可现场留有答辩时间。然后业主委员会宣布施工单位逐一进会场进行招标。最后选出和定下施工单位和具体的实施方案，并定好下一步工作计划。

10、以上九条均向公司负责人在会前一一汇报，在上级领导认可后，方能执行。