会计原始凭证“失真”主要有六个方面:一是经济活动记录与实际经济活动不一致。比如,办公用品支出与实际办公需求不成比例,以现金报销办公用品为名用于其他支出。二是准备虚假的自制原始资料,配合虚假的报销发票,如准备虚假的工程结算自制资料证明和虚假的报销发票,以达到提现的目的。第三,报销项目内容不合理。如电脑耗材批量采购量低于政府采购供应单位,具体价格高于附近加盟店,采购量超过单位合理消费量等。
第四,发票上报数量和金额较大,但未提供会议费用报销、无相关通知的宴会发票、考勤簿、接待访客审批手续等说明或相关证明材料。
第五,发票内容不完整,有的数量、单价栏为空,有的汇总内容一般,有的没有具体商品名称,有的发票内容是一批没有详细清单的产品。第六,报销手续不全。有的票据报销入账,没有经办人、证明人、收款人签字,有的票据只有领导、会计、出纳、司机一人签字,力度不够。造成原会计凭证“失真”的原因有:一是一些单位领导的指导思想有偏差,认为钱属于单位,只要不在个人口袋里,对费用的签批不严格、不负责。
二是部分职能部门对报销发票使用合法性监管不力,查处了超开、虚开、购买假发票的违法行为。
第三,部分财务人员对原始支出凭证的审核把关不严。他们不问情况,明辨是非,不坚持原则。只有领导才能在文件上签字。四是内部监督机制落实不到位,个别单位的一些不合理支出发生变更、核算和报销,使监督机制流于形式。第一种方法是检查账单的标题。主要检查票据名称是否与公司名称一致。如有不符或变更,应查明票据在公司报销的原因,防止其他公司或个人购买的票据用于报销。
其次,核对票据号、开票日期、报销日期,核对同一公司开具的发票号、日期是否矛盾,开具日期、报销日期是否异常。如果同一公司开具的发票较多,可以采用排序方式进行审核。
第三,检查填单内容,检查填单内容是否不完整、不规范、不正确,如字迹模糊,出票人只填姓不填名,计量单位不按国家法律计量,单位填写,项目名称填报不具体,或者项目名称发生变更,防止一些单位以“招待费”、“咨询费”、“劳务费”等名义虚报支出,套取现金进行不当支出。
第四,检查是否有票据章,无章票据是否无效;是否具有法律效力和特定用途,能够证明单位身份和性质的印章包括业务章、财务专用章、发票专用章、结算专用章等,假发票印章的一般特点是:印章本身模糊,或故意不清晰;专用章不使用符合要求的印章,而是随意加盖其他印章,如张冠丽的食宿单、商品批发零售业印章等。
第五,检查票据的审批程序,检查票据是否有本单位领导和操作人员签字,检查票据是否有分管领导签字,是否符合审批权限的规定。如果出现越权审批或越权审批的现象,一定要认真查找原因。
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