在办公设备的采购过程中,采购人通常关注的是其即时采购成本,也就是其单件购买成本,将采购之后使用成本置之度外,一叶障目,进而增大了办公设备的实际成本,增大了公共财政支出数额而不知,与提高财政资金的使用效益背道而驰,损害了政府采购形象。
实际上,办公设备采购后的使用成本与其使用寿命密切相关。其成本经济构成是多方面的,包括维修成本、耗材、耗电以及操作人员工资等。就专用设备而言,如复印机或打印机,就有纸张、碳粉或墨盒、耗费电能、维修服务成本以及专职操作人员的工资等使用成本。就公务用车而言,就有维修、保险、油耗、过境过桥费及驾驶员工资等使用成本。就专业设备而言,比如锅炉、各种仪器设备,也有耗材、耗能、维修及专职人员的工资等使用成本使用等,不一而足。而这部分成本一般在办公设备采购的事后,并在使用寿命允许的时间范围内随即发生,并未计入采购成本当中,采购人习惯性地在其公用经费支出中列支,通常发生次数频繁且金额较小,往往不为人所注意。
可见,采购人切不可顾此失彼,捡了芝麻丢了西瓜,因小失大,仅仅局限于节约一次性单个实体采购成本,而着眼于加强采购后的公共办公设备的使用成本控制显得更为必要。因而,作为采购监管部门,要站在全局高度,综合研究采购成本体系,建立健全的采购成本控制平台,超前把握好采购后的使用成本,真正将办公设备的价值和使用价值融为一体,以实现政府采购节约成本,提高财政资金使用效益的政府采购价值目标,得三个强化:
强化办公设备采购前的投资评审。对拟采购的办公设备的实际成本加强前期评估,以其设计使用寿命、各种维修成本、耗材、耗能以及操作人员工资等测算出总价值,进行前期论证,综合把握办公设备的所需采购资金,全面均衡控制其购买价值和使用价值,力求经济实用,物美价廉,将其使用成本降为最低。
强化办公设备的采购预算控制。要以办公设备采购的投资评审论证为基础,加强各类办公设备的采购市场行情的调查研究,合理确定办公设备的采购预算标准和定额,做深做实采购预算,如实、准确、完整地反映出办公设备的总体政府采购成本,控制购买成本和使用成本上限,从而最大限度地发挥采购资金使用效益。
强化办公设备的使用成本监控。对于办公设备的购买成本而言,或许其使用成本极小,实质上依照其使用寿命综合计算,其使用成本的累计数与其购买成本也许不相上下。因而,监管部门要不以办公设备的使用成本少而不为,着力加强各种办公设备的使用情况的监督检查,以节能节支为目标,有效防止采购人重购买轻使用,放手铺张浪费的行为,从源头上降低办公设备的使用成本,维护好政府采购的美誉。
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