所谓定额备用金,是指本单位根据经常使用备用金的内部部门或工作人员零星支出和零星采购的实际需要,向其核定的现金数额,并保证其始终保持核定数额。实行固定公积金制度。使用固定公积金的部门或人员,应按核定额度填写借款凭证,一次性取出全部固定现金。使用后凭发票等相关凭证报销。出纳将报销金额补充原限额,以确保部门或员工始终保持批准的现金限额。只有取消固定公积金或者更换经营者,才能退还全部公积金。
实行定额备用金的单位内部各部门或有关工作人员采购货物或使用零星费用备用金后,应将采购货物交库管员验收入库,并随验收单一起交财务部报销其他费用凭发票或其他原始单据交财务部报销。有关部门或工作人员报销时,会计人员应制作现金支付凭证。出纳根据付款凭证向报销部门或工作人员补充现金。这样,报销后,相关部门或工作人员的现金就达到了核定限额。
举例:**公司维修部采用定额备用金制度,金额为1200元。5月14日,用现金购买了800元零配件,只剩下400元。第二天,他去财务部报销。会计准备了付款凭证,出纳提供了800元现金,使维修部的备用金达到1200元。会计分录为:
借方:管理费800
贷方:现金800
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