在发送催款函时需要注意：

1．找到合同中约定的有效的送达地址和收件人，收件人需写公司名称和法定代表人；

2．用EMS快递，催款函发出之前需将催款函文件和快递面单放一起拍照留存；

3．快递面单需要写清楚快递文件内容（如＊＊公司关于＊＊合同的催款函等）；

4．全程关注催款函投递状态，签收后将投递记录从官网上打印与快递面单原件一起留存。

收到催款函不回会怎样

并不会怎么样，只会中断诉讼时效，对方避免超过两年时效，另外发催款函也意味着对方在积极的诉讼做准备了。

催收通知书是针对逾期还款的人群而下发，所以毋庸置疑，当你拿到这份通知书的时候，便意味着个人信用已因逾期还款行为而遭到破坏。不过，各位也不必如履薄冰，过分焦灼，因为短期逾期还款，并且次数不多的话，并不会对今后申请贷款或信用卡造成障碍。所以，在收到催收通知书后，马上还款则是你当务之急的首要任务。

催收通知书通常是在电话催收未果的情况下而下发，意在制造紧张局面，督促借款人马上还款，是银行盘活不良贷款的一种手段，当然也不排除在万不得已的情况下，银行向法院提起诉讼时，其可作为一份强有力的证据。不过，如果借款人的欠款行为不是有意而为之，实在是经济困难所致，银行通常不会走到打官司这一步。如果实在是还款困难，可申请延期还款，或协议还款，所谓协议还款也就是在力所能及的情况下，只归还一部分资金即可。

所以，收到催款后最好是给发回函，避免发生不必要的纠纷。

催款函的形式

便函式：以信函的形式写作。

表格式：人们在长期实践基础上约定俗成的固定表格，使用时直接填写即可。

催款函的作用

查询：催款函可以及时了解对方单位拖欠款的原因，沟通信息，以便采取相应的对策和措施，协调双方的关系。

催收：债权方为了加速资金流动以及合理周转，扩大再生产，会对债务有意或无意拖欠付款的行为采取催款措施。通过催款可以及时追回拖欠款，尽可能避免或减少经济损失。

凭证：如果由于拖欠付款给债权方造成了实际经济损失，催款函又可以起到记载凭证作用，即当催款单位在想有关方面提出追查对方的经济责任时，催款函可以作为一种有力的凭证。

因此，收到催款函后最好及时回复，并且回复时态度诚恳点，避免有不必要的纠纷。

《民事诉讼法》第六十三条，证据包括：

（一）当事人的陈述；

（二）书证；

（三）物证；

（四）视听资料；

（五）电子数据；

（六）证人证言；

（七）鉴定意见；

（八）勘验笔录。证据必须查证属实，才能作为认定事实的根据。