1、出租人与承租人应签订书面租赁合同。

2、租赁双方应当在租赁合同签订后30日内，到直辖市、市、县人民政府房地产管理部门申请登记备案。申请登记备案应提交下列文件：

Ａ、书面租赁合同。

Ｂ、房屋所有权证书。出租共有房屋，还须提交其他共有人同意出租的证明，出租已设定抵押的房屋的，须提交抵押权人同意出租的证明。

Ｃ、当事人的合法证件。

Ｄ、经办人的证明文件。房屋代管人出租产权人委托代管的房屋，须提交房屋产权人明确授权其有出租房屋权限的委托书和代管人的合法证件；

Ｅ、市人民政府规定的其他文件。外地人员承租本市房屋需提交户籍地证明其身份。外出事项的证明；有些性质房屋的出租（如机关、事业和公益单位的房屋）需提供主管部门的批准文件；机关、部队和企事业单位祖用城市私房需经县级以上人民政府或其授权的部门批准。

3、市、县人民政府房地产管理部门审查合格后颁发《房屋租赁证》。

一、为什么要办理写字楼出租登记

因为写字楼租赁登记要求提交：

（一）书面租赁合同；

（二）房屋所有权证；

（三）当事人的合法证件；

（四）出租共有房屋还须提交其他共有人同意出租的证明；

（五）出租委托代管房屋，还要提交委托代管人授权出租的证明；

（六）房屋租赁证等。

在登记这个环节，登记就会审查这些文件是否齐备、是否真实，从而保护租赁当事人的合法权益。

虽然《城市房屋租赁管理办法》以及各省市地方法规里规定租赁须办理登记，但实际上大部分的写字楼租赁活动当事人并没有去办理写字楼租赁登记手续。一个未办理写字楼租赁登记的合同，如果一方违约，在实际审判中，法院在审理时，就很难对违约一方的违约行为完全处罚，守约一方也很难获得全部违约金，因为合同本身就无效。在采用仲裁方式处理这类案件时，也很难裁决违约一方赔偿违约金。

二、房屋租赁合同登记备案的程序是怎样的？

（一）什么是房屋租赁合同登记备案

房屋租赁合同登记备案是指租赁合同的双方当事人签订、变更、终止租赁合同的，应向房屋所在地市、县人民政府房地产管理部门登记备案。

（二）房屋租赁备案的程序

房屋租赁备案的程序是，当事人应当在租赁合同签订后30日内，到房地产管理部门办理登记备案手续。

登记备案需要的文件包括：

1、书面租赁合同；

2、房屋所有权证书；

3、当事人的合法证件；

4、城市人民政府规定的其他文件，包括出租共有房屋其他共有人同意出租的证明、出租委托代管房屋委托代管人授权出租的证明等。

房屋租赁申请经市、县人民政府房地产管理部门审查合格后，颁发《房屋租赁证》。县人民政府所在地以外的建制镇的房屋租赁申请，可由市、县人民政府房地产管理部门委托的机构审查，并颁发《房屋租赁证》。