著录项目变更申报书(下称申报书)的正式表格分为5部分。第一部分是专利申请或专利基本信息，包括申请号或专利号、发明创造名称，以及申请人或专利权人;第二部分是针对通知书进行著录项目变更;第三部分是变更项目;第四部分是附件清单;第五部分是当事人或专利代理机构签字或者盖章。

专利申请和专利的基本信息，尤其是申请号的填写非常重要。如果申请号填写错误，那么申报书就不会分配到正确的案卷中。“发明创造名称”以及“申请人或专利权人”反映了案件的重要信息，“发明创造名称”的填写要和案件记载的一致，如果变更过发明名称，此处应填写变更后的发明名称。“申请人或专利权人”一栏应当填写全体申请人或者代表人的名称。如果该变更为转让性质，则此处既可以填写变更前的申请人，也可以填写变更后的申请人。

针对国家知识产权局发出的通知书进行著录项目变更，是为了明确著录项目变更是否是针对某次通知书而提出的。但由于著录项目变更提出的时机完全由提出者本人决定，因此这一栏可以不用填写。

“变更项目信息”是变更手续的核心内容，其体现了变更的过程，也是当事人请求的事项。具体包括“变更项目”“变更前”和“变更后”3部分。“变更项目”是指所要变更的是哪一项信息，具体包括发明人、申请人、联系人和专利代理机构的变更。“变更前”是指该项信息目前在案件中所记载的内容。“变更后”是指该项信息将要变更成的内容。

值得注意的是，遇到以下几种情形应避免填写错误：

申请人变更

变更为转让性质的，变更项目应当是申请人的姓名或名称，“变更前”信息填写案件当前记载的申请人的名称，“变更后”信息填写转让后的申请人的名称。申报书中变更后的申请人信息应当填写3项内容：申请人的姓名或者名称、申请人的居民身份证件号码或者组织机构代码、申请人的详细地址以及邮政编码。变更后申请人是单位且未委托专利代理机构的，应当填写变更后的联系人信息。需要注意的是，如果保留变更前的联系人，应当在变更后联系人一栏中将原联系人信息进行填写或者填写“不变”。

变更为转让性质，同时解除专利代理机构的，如果是变更前的申请人提交，需要填写专利代理机构的解聘信息。申请人为单位的，同时也需要填写变更后的联系人信息。如果是变更后的申请人提交，可以不填写专利代理机构的变更信息。申请人为单位的，同样需要填写变更后的联系人信息。

申请人发生更名的，“变更项目”应当是申请人的姓名或名称，“变更前”信息填写案件当前记载的申请人的名称，“变更后”信息填写更名后的申请人的名称。如果更名后的申请人的地址和组织机构代码没有变化，可以不填写。若公司更名是吸收、合并等形式，按照转让的类型进行变更，那么应当填写变更后的申请人的组织机构代码、详细地址和邮政编码。申请人为单位且未委托专利代理机构的，应当填写变更后的联系人信息。

申请人发生更名，同时解除专利代理机构的，应当填写专利代理机构的解聘信息。如果申请人为单位，还应当填写变更后的联系人信息。若同时变更专利代理机构，还应当填写新委托的专利代理机构和代理人的信息。

需要注意的是，针对专利权转让或者更名所涉及的国内申请人，变更后的申请人若为个人，其居民身份证件号码应当填写18位数的身份证号;变更后的申请人若为单位，其组织机构代码应当填写9位数的组织机构代码或者18位数的统一社会信用代码。