集团各子公司及各部门：

根据2015年4月集团法务部对各子公司合同会签、审批、归档的检查结果，结合法务处理的实际情况，现就规范合同管理的有关事项通知如下：一、合同文本的形成和上传过程（一）合同从谈判到签订、归档的一般过程，包括：声誉和背景调查、合同文本初稿、合同审批和修改意见、法人授权委托书、对方资格证书、各种审批管理表、合同谈判记录、合同原件及附件、信函等，合同签订、变更、终止过程中的电话记录、传真资料、票据凭证等资料。（2）合同文本包括合同文本和附件。本合同文本为集团法务部审核的合同修订草案，附件主要包括《禁止商业贿赂协议书》、《合同谈判记录》、《部门讨论记录》、《授权委托书》和《资格证书》（营业执照、，组织机构代码证、委托代理人身份证复印件）。

（三）合同文本的形成

所有合同均由经办部门起草，送法务部审核，经审核后交回经办人。根据实际谈判情况，如果代理人或合同另一方不同意法务部的修改建议，代理人应与法务部协商确定最终合同文本。

以往各公司形成的规范性合同文本，经法务部建议作为合同模板，可直接上传审批，不需法务部修改。

法务部将安排法律专家参与重要工程、采购、施工和营销合同的谈判过程，各部门应共同制定公司的合同模式。

（四）合同上传审批流程

合同经办人应先将法务部修订后的合同文本发送给对方签字盖章，然后上传至EAS审批系统。上传后，运营商应及时跟踪相关部门的审批情况，原则上7天内完成审批。如遇特殊情况（如政府、事业单位服务合同等），合同文本需要我方先盖章或没有禁止商业贿赂协议和对方资质证明的，经项目总经理批准，运营商方可上传。（1）合同签章流程

集团直属项目签订合同时，必须使用合同专用章。原则上不使用行政印章，严禁使用财务印章或业务印章。项目公司暂时没有合同专用章的，可以加盖公司行政印章。

在线会签完成后，经办人凭打印的在线会签审批单到印章管理员处盖章。印章管理员应对照网上审批系统上传的文本，检查合同文本及相关附件的填写情况，检查公司负责人或经办部门负责人是否签字并填写日期。符合要求的，应当加盖公章，两页以上的合同文本必须加盖十字章。同时，印章管理员对合同文本交接进行登记，注明合同名称、份数、接收人、收件日期等原件，做好印章登记工作。需要集团公司签章的，由子公司办公室送集团公司盖章。印章不符合要求的，印章管理人不得盖章。

本合同至少一式四份，我方一式三份，经办部、财务部、办公室各一份（总公司由法务部保管）。印章经印章管理员盖章后，直接留存一份作为办公档案，同时留存合同台账。

（2）合同编号

每份合同必须有编号，不得重复或省略。每份合同包括原始合同及其附件，以及合同文本的签字记录。部分履行合同的记录与变更、终止合同的协议应一并保存。

（三）合同台账

合同管理员每月月底建立公司合同签订记录，并抄报集团法务部备案。三是合同评审和会签的责任，负责合同评审的部门和人员应当承担相应的行政责任，经济赔偿责任和法律责任根据后果和责任大小而定，如果因玩忽职守或徇私舞弊而怠于审查，造成经济损失的，应当签订不应签订的合同。（1）合同代理人的职责。有经年检的营业执照，记录内容与实际相符。

2。评审合同的标的应当与当事人的经营范围相适应，涉及特许经营许可的，应当具有相应的许可证、等级和资质证书。委托代理人签订合同的，应当审核出具真实有效的法定代表人身份证明、委托书和代理人身份证明。

合同代理人负责收集对方的公司信息，如资质证书、委托书和对方的承包商信息。同时，经营者应当对其提供的信息的真实性负责。（2）部门经理和负责人的审核项目。合同合法性审查主体合法，合同当事人有签订合同的权利和行为能力；内容合法，合同当事人的意思表示真实有效，不违法，不失公平；形式合法；签订程序合法。2。合同的严格性：条款完整、完整；文字清晰、准确；权利义务设定具体、准确；相应程序完备；相关附件齐全。

3。可行性：可靠的信用和履行合同的能力。4合同承诺书审核：承包人正确，符合规定程序，各审核部门审核意见完整，合同文本正确。

当审计发现重大差错、遗漏和不当时，各审计部门应在审计意见中明确提出修改意见。我公司签订对外合同时，一般由公司负责人或部门负责人签字。但重大合同（如100万以上的各类一般合同，必须由法定代表人签署）必须由董事长书面授权的授权代理人或董事长本人签署。（1）如果一般国家或行业有示范文本，则应优先使用示范合同。但是，经营者和法务部门在选择时，应重点审查涉及权利义务关系的条款。