写字楼租赁契约，规定了在租约存续期间，业主与租客的权利和义务，是租赁双方都应严格遵守的法律文件。鉴于写字楼租约条款比较复杂，所以在租约签署前，租赁双方常常要花很长时间进行租约谈判。承担写字楼物业管理工作的物业管理公司，也常参与租约谈判过程，以便利用其特殊身份，向业主阐明租客的意见，协助租赁双方寻找一些折中方案。

通常情况下，业主会事先准备好一个适用于写字楼物业内所有出租单元的标准租赁合约，作为与潜在租客谈判的基础。谈判过程中，双方可以标准租赁合约为基础，针对某一特定的出租单元，就各标准条款和特殊条款进行谈判，以便双方就某一特定的出租单元形成一份单独的租约。标准租约中的许多条款只要稍加讨论即可，但有些重要问题就需要进行认真的谈判，例如租客装修及业主是否提供装修补贴就常常要谈判很长时间。谈判中，双方关注的其他问题还包括租金及其调整，所提供的服务及服务收费，公共设施如空调、电梯等使用费用的分担方式等。

租赁合约中的标准条款

在编制标准租赁合约的过程中，业主的主要目标之一是在其所收取的租金中，尽可能少地支付相关的运营费用；而对于潜在的租客来说，则希望在支付一定租金的前提下，获得尽可能大的权利，得到尽可能多的服务。为了调和租赁双方各自意愿的差异，就形成了在写字楼物业出租时须共同遵守的一系列特定条款。

由于写字楼物业的租约一般都要持续几年的时间，在租约中一般都要包括规定租金定期增加方式的租金调整条款。这一条款可能规定要参考一个标准指数，如消费者价格指数或商业零售物价指数，来确定租金定期增长的数量或幅度。租客和物业管理经理更愿意商定一个固定的年租金增长率或增长量，该增长率或增长量在整个租赁期间内有效，例如月租金在整个租期内每年增长10元／平方米或每年上调8％；当租期很长时，也可规定每2年或3年将租金调整一次。为了使租赁双方共同分担通货膨胀带来的风险，有时规定租金可以按消费者价格指数调整，但同时又规定一个上调比例的最高限。这样，在最高限以内的风险由租客承担，最高限以外的风险由业主承担。

在写字楼物业租约中，并非所有的物业运营费用都要以租金的形式来收取。在毛租的情况下，业主要支付物业运营过程中的所有费用。并且要在所收取的租金中包括这些费用，但这种租赁安排在大型写字楼出租中并不多见。通常的做法是，一些运营费用如公共部位的能源使用费，可由写字楼租客以某种方式按比例分摊，由物业管理公司向租客单独收取后，直接交给供电部门，这种代收代缴的方式很受业主或租客欢迎。因为物业管理公司通常是按租金的一定比例收取物业管理费，如果将运营费用加到租金里面去，业主或租客多少会有一种多支出了物业管理费的感觉。

当所有的运营费用均由租客直接分担时，则称这种出租方式为净租，此时的代收代缴费用常按租赁面积基本租金的一个固定比例计算。常用的净租方式根据代收代缴费用所包括的项目多少还可以再进行细分，但一般情况下，代收代缴费用越多，基本租金就越低。

具体的租约中，要规定代收代缴费用所包括的费用项目名称，以及每项费用在租客间按比例分摊计算的方法。最常见的代收代缴费用是除房产税和保险费外的水、电、煤气、热力等资源的使用费，设备使用费和写字楼公共空间的维护维修费用也常单独缴纳。设备和公共空间的更新改造投资也要在租客间进行分摊，但要注意处理好更新改造投资周期与每一个租约的租赁周期间的关系。租约中还可能包括一些条款，在这些条款中规定了业主所需承担的最大运营费用额，例如每年每平方米40元或每年总计20万元，而超过这个数额的运营费用就要由租客分担。

折让优惠和租客权利的授予

折让优惠是业主给租客提供的一种优惠，用以吸引潜在的租客。折让优惠虽然能使租客节省写字楼的租金开支，但租约中规定的租金水平不会变化。折让优惠的具体做法很多，如给新入住的租客一个免租期、为租客从原来租住的写字楼迁至本写字楼提供一定的资金帮助、替租客支付由于提前终止与原租住写字楼的业主间的租约而需缴纳的罚金或对租客入住前的装修投资提供资金帮助等。折让优惠可能是由业主先提供一笔资金，供租客用于装修投资或支付其他费用，但在租赁期间内，这笔资金还是要通过种种方式归还业主。这样做，一个好处就是能保证租约中所规定的租金水平与市场水平相当。

另外，折让优惠可能会体现在租约续期的有关条款上。如果租客预计由于自己业务的发展可能会在未来增加承租面积?则一般希望业主在将来?一般是租约期满?能满足其扩展办公空间的要求。除非写字楼市场很不景气?否则业主很难接受这一做法，因为有时为了满足当前租客的这一要求，可能会使其腾空的写字楼面积之空置时间增加，从而减少租金收入。作为一种替代的办法，业主通常可以给租客一个优先权，即如果租客想扩大其所承租的写字楼面积，而其原租用的写字楼单元之相邻单元又处于空置状态的话，则该租客在同等条件下有优先承租权。

然而，业主通常不愿在租约期满时赋予租客过多的权利。这里主要有两个原因。首先，期限较长的租约所规定的租金在租赁期间内很难赶上市场租金水平的可能变化，尽管有租金定期调整的条款在发挥作用，但实际租金常常低于市场租金；另外，在租约期满时赋予租客一定的权利也并不能保证其继续承租。在某些时候，租约中还会包括有关提前终止租约的条款，规定租客只要提前一定的时间通知业主并按规定缴纳罚金，租客就可以提前终止租约。