ComplaintsClaims(抱怨和索赔信函)的目的是为了获取更好的服务,对已出现的问题求得尽快的、妥善的解决。它通常是买方由于对收到的货物不满而书写,如:货物未按时到达;货物虽抵达,但与订单所载不同;货物有损毁现象;货物数量短缺或多余;货物质量与样品不符;服务不合理以及收费过高等,这些均是抱怨、索赔的正当理由。
书写抱怨、索赔信函时,不妨开门见山提出原先双方同意的条件,然后列举事实以表示有何不满,以及为什么不满,最后提出解决的方法。内容应明确、清楚、有理,语气要简洁、坚决。避免使用愤怒和使对方过于难堪的措辞(除非你所抱怨的问题反复发生,且多次投诉而毫无结果)。
ForPoor-Packing(由于包装不妥提出索赔)
DearSirs,
WearewritingtoinformyothatthetoyscoveredbyororderNo.519arrivedinschannsatisfactoryconditionthatwehavetolodgeaclaimagainstyo.Itwasfondponexaminationthat10%ofthemarebrokenandsomearebadlyscratched,obvioslydetotheimproperpacking.Therefore,wecannotofferitforsaleatthenormalpriceandsggestthatyomakesanallowanceof20%ontheinvoicedcost.Thisistheamontbywhichweproposetoredceorsellingprice.Ifyocannotaccept,Imafraidweshallhavetoretrnthemforreplacement.
Sincerelyyors,
亲爱的先生们:
我们写信通知贵方,519号订单玩具已收到,但货物状况很不令人满意,故我们不得不提出索赔。经检查,我们发现有10%的货物破损,而且另有一些也有严重磨损现象。很明显,这是由于包装不妥造成的。因此,我们无法以原价售出货物。建议贵方依照发票金额给予20%的折扣,这是我们所建议降低的售价额度。如果贵方无法接受,我们将不得不退货,要求替换。
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