各区、县人民政府,各委、局,各直属单位:
为加强本市行政复议文书材料立卷归档工作的管理,有效地保护和利用复议案卷,经市人民政府领导同意,现将《行政复议文书材料立卷归档办法》发给你们,望遵照执行。
行政复议文书材料立卷归档办法
第一条为加强本市行政复议文书材料立卷归档工作的管理,切实、有效地保护和利用复议案卷,根据《中华人民共和国档案法》及有关规定,制定本办法。
第二条本市各级行政复议机关和享有复议权的组织的立卷归档工作,均适用本办法。
法律、法规、规章另有规定的,依照法律、法规、规章的规定执行。
第三条复议文书材料的立卷归档工作,由各级行政复议机关和享有复议权的组织主管,承办复议案件的复议人员具体负责。
第四条复议文书材料按不同年度和案件单独立卷归档。
跨年度的复议案件,应在收案年度开始立卷,办结年度归档。
第五条案件办结后,应全面整理、检查全案的文书材料,补齐遗漏的材料,去掉不必立卷归档的材料。
复议文书材料只保存一份。
复议决定书再保存三份,存入证物袋,以备查考。
第六条下列文书材料,不必立卷归档:
(一)询问复议程序的信件、电话记录、谈话记录及复函;
(二)复议受案范围以外来信、来访人的申诉、控告等书面材料、谈话记录,以及答复其到有关部门解决问题的信件或记录;
(三)没有参考价值的信封;
(四)未经签发的文电草稿;
(五)法律、法规规定不应立卷归档的其他材料。
第七条复议案卷内文书材料,应按照复议程序的客观进程或时间顺序排列:
(一)案卷封面;
(二)卷内目录;
(三)原具体行政行为决定书;
(四)复议申请书;
(五)复议申请书回执存根;
(六)复议申请人授权委托书;
(七)立案审批表;
(八)复议答辩书;
(九)阅卷笔录;
(十)询问笔录;
(十一)调查记录;
(十二)提取物证、书证记录;
(十三)有关证据材料;
(十四)审理记录;
(十五)评议记录;
(十六)结案报告;
(十七)复议案件审批表;
(十八)复议决定书原本、副本;
(十九)复议建议书原本、副本;
(二十)送达回证;
(二十一)证物袋;
(二十二)封底。
第八条文书材料装订前应分别不同情况,按下列要求进行整理:
(一)破损的材料要修补或复制;
(二)装订部位过窄或有字迹的材料,用纸加衬边;
(三)纸面过小的文书材料,加贴衬纸;
(四)纸张大于卷面的文书材料,按案卷大小折叠整齐;
(五)需要附卷的信封要打开平放,邮票不要揭掉;
(六)文书材料上的金属物要全部剔除干净。
第九条文书材料经过排列后,除案卷封面、卷内目录及卷底外,应逐页编号。页号编在右上角,一律使用阿拉伯数字。
卷内目录应按卷内文书材料排列顺序逐件填写,标明起止页号。
第十条卷宗封面所列项目,应使用毛笔或钢笔逐项填写齐全,书写要工整。其中结案日期填写复议机关负责人审批日期。
卷宗装订后,应在卷底装订线上贴封纸,并在骑缝线上加盖立卷人的姓名章。
第十一条文书材料应在结案后整理立卷。承办人应根据《中华人民共和国档案法》的有关规定提出保管期限,经复议机构负责人审阅后,移交档案管理人员并办理移交手续。
第十二条随卷归档的录音、录像带等声像档案,应在每盘磁带上注明申请人和被申请人的姓名(或名称)、案由、案号、档案编号、录制人、录制时间、录制内容等,逐盘登记造册归档。
第十三条归档的证物凡是能够附卷保存的,应装入证物袋内,并在证物袋上注明名称、数量、特征;不便附卷保存的,应另行包装,并在包装上注明申请人和被申请人的姓名(或名称)、案由、案号以及证物名称、数量、特征,随同卷宗归档。
第十四条文书材料一经归档,不得从卷内抽取;需要增添文书材料时,必须征得档案人员同意,按立卷要求办理。
第十五条本办法自发布之日起施行。
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