一、建立合同管理制度体系

建立企业内部的合同管理体系，将有利于企业经营安全与效率并存。

1、分级管理制度

分级管理是指将合同行为按照一定标准(如合同金额、合同标的、合同期限、付款时间等)进行划分，再区别进行管理。以销售合同为例，公司可规定金额在一万元以下的合同，可由具体业务人员负责审核、签署，而一万元以上的合同行为须由公司法定代表人审核。这种管理模式的优势在于可对业务人员适当放权，减少公司管理层的工作量，同时公司又能将风险控制在较低范围内。

2、归一管理制度

所谓归一管理是指公司内部应当建立集中管理公司合同文本、控制合同进度的机构(或由相关部门兼负起这个职能)。合同管理机构负责将公司所有合同文本、往来信函、传真件原件、信函凭证、送货凭证的原件及业务人员的业务情况进行统一保管。

公司合同归一管理可实现公司合同文本的集中、统一管理，便于公司负责人及时了解公司全部合同的进展情况;便于集中审查公司业务人员的业务进展情况，也有利于对公司业务人员实现业绩考核。

3、承办人负责制度

承办人负责制度设计的目的在于确保公司每笔合同都有相应的专门负责人跟进，不致发生遗忘及业务人员责任不清现象。业务承办人的工作应当具有相应的连续性、稳定性。从每笔业务开始，注意审查对应客户的主体资格、资信状况、对应客户授权代表的权限范围;合同签署后负责跟进合同生效期限、货物发放签收情况、货款进帐情况、往来信函资料的收集等事项，若纠纷发生，还应配合公司负责人、公司法律顾问进行相关诉讼、仲裁活动。

此外，业务承办人还应定期将手头工作进帐情况向公司负责人书面汇报，汇报的内容应当包括：截至本月经手合同数量、合同编号、对应客户、发货情况、应付款情况、实付款情况、逾期付款天数、对方联系方式、其他说明事项等。公司负责人签阅后退还承办人，承办人再将公司负责人签阅后的情况汇报交归一管理机构存档、保管。

二、订立标准化合同文本

订立标准化合同文本是合同有效管理的必要前提。

与标准化合同文本的制定相关的是与客户合同文本的主要条款(如付款方式、违约责任、争议解决机制、担保问题等等)不能轻易进行变动;若合同文本内容最终发生了变动，则应重新认真审查变更后合同文本的合法性、严密性和可行性，必要时由律师进行审查。

此外，鉴于企业与某些客户的交易行为往往具有连续性，若每笔交易都视作一个单独的合同，一旦客户方长期拖欠货款发生经济纠纷，则势必会给公司将来的诉讼(或仲裁)带来不便，因为民事诉讼(或仲裁)中存有“一事一理”的基本理念，即一个诉讼只能针对同一法律关系。为减少将来可能发生的诉讼(或仲裁)过程中的不便，建议公司与类似客户可签订长期供货合同，将单笔的交易纳入一个长期供货合同的框架之中，这同时也有利于公司对合同的总体管理。

同时，要慎重设定合同中的违约责任。合同文本中违约责任的约定是把“双刃剑”，必须进行合理的运用。在司法实践中，违约责任设定过高或过于苛刻往往会被法院或仲裁委员会认定无效，这就等同于没有约定违约责任，反而会不利于企业利益的维护。

三、签订合同前应当重视调查

企业在经营过程中与客户进行交易应当重视对相关信息的调查，特别在一些交易数额较大的交易活动中，类似的调查活动更显得尤为重要。这些调查的范围主要有如下三种：

1、对合同相对人进行调查

客户是公司交易的直接相对人，无论是新客户还是老客户，当合同交易额巨大或有迹象表明客户履约能力发生异常时，应当进行必要的调查。调查内容包括：主体的真实性、合法性、企业资产(车辆、房屋、上一年度会计报表等)状况等。

2、对合同相关方展开调查

合同相关方是可能与合同有关的担保方，债务承担方(如约定由第三方付款)，合同履行过程中，相关方担保能力、债务履行能力出现异常亦有可能危及合同的正常履行，因此也有必要进行一定的调查。

3、对合同行为的相关财产进行调查

如合同交易中担保方提供担保财产的权属情况，有无设定抵押、查封等他项权利等情形。

对上述调查活动应由企业业务承办人具体负责，必要时也可由律师前往进行调查。

四、注意合同履行过程中的时间问题

部分合同当事人对合同文本中涉及时间的事项往往十分大意。甚至出现了双方当事人均对合同盖过公章但又均未标注盖章日期的情形，在这种情况下一旦双方发生争议，往往难以确认双方交易的具体时间，导致事实不清、责任不明，甚至还有可能蕴涵其他法律风险。

合同的生效时间也很容易被忽略。合同签署及履行过程中必须审查合同中有无附条件、附期限等，如有条件或期限约定，应在条件成就或期限届满时再履行合同。在司法实践中，若合同尚未生效而一方即实际发放货物的，一旦发生争议，法院也只能以“不当得利”为由判令对方返还原物，而不能按合同中的约定的相关违约责任要求对方承担，这种状况无疑将不利于企业利益的维护。

“合同行为”是现代企业运营的关键因素，不管是对内还是对外，都是至关重要。所以公司一定要做好法律风险防范措施!