第一条为加强财务部门未移交公司档案室的会计档案的管理，规范会计档案归档、使用行为，制定本办法。

第二条会计档案是指会计凭证、会计账簿、会计报表等会计核算专业材料，以及其他与财务管理、会计核算业务有关的各种资料，它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。分类如下（详见附件）

（一）会计凭证

（二）会计账簿

（三）报表

（四）发票

（五）合同：不包括基本建设、技术改造等专项工程的各种合同。

（六）计算机软件、数据盘

（七）基建、技改项目资料

（八）其他资料

第三条“计算机软件、数据盘”类中的计算机安装盘、说明书，以及各种应用软件由财务部门系统管理人员保管。

第四条会计报表、年度成本报表、预算报表除按保管期限交公司档案室归档保管外，财务部门经办的各岗位会计人员还应留存一份。

第五条以下资料各经办人可以留存，并应报送会计主管留存保管：

1．上报集团公司、______等外单位及上级单位的各种材料；

2．各种债权债务诉讼纠纷的复印件；

3．各项资产财务会计制度，包括财税部门、集团公司以及公司的各项资产财务会计制度；

4．除贷款、抵押合同之外的各种与银行贷款有关的资料，以及银行贷款停计息挂账优惠政策等各种贷款资料；

5．涉税文件：包括三线调迁企业税收优惠政策、出口退税政策等各种文件资料，以及纳税检查的各种资料；

6．各子公司除会计报表外的各种资料；

7．审计资料：包括集团公司对工厂审计、内部审计、工程审计，以及其他专项审计材料；

8．其他不需上交公司档案部门保管的文件资料。

第六条财务部门每年形成的会计档案，都应按照归档的要求，由形成档案的会计业务经办人整理装订，或由各科长组织整理装订，在次年____月底前交本部门档案管理人员保管____年。部门保管期满后，编造清册移交公司档案室保管。

尚未履行完毕的合同，仍由经办会计人员保管，待履行完毕后交档案管理人员保管。

第七条查阅会计档案，应在专设的登记簿上登记，查阅完毕，查阅人应按原归档位置放置。

向外单位（包括公司其他部门）提供利用时，档案原件原则上不得借出，如有特殊需要，须经会计主管批准，但不得拆散原卷册，并应限期归还。经会计主管批准，可以向外单位提供原始凭证复制件，并应当在专设的登记簿上登记，由提供人员和收取人员共同签名或者盖章。

附：会计档案分类

（一）会计凭证

1．现金凭证

2．银行存款凭证

3．转账凭证

4．材料领用单等单独装订的凭证附件

（二）会计账簿

1．总账、明细账：包括日记账及各种明细分类账。

2．备查帐：应收应付票据备查帐，以及银行结算单据传递登记簿等各种备查帐、登记簿。

（三）报表

1．会计报表：包括快报、月报、季报、年报等。

2．成本报表

3．基建报表

4．预算报表

5．纳税申报表：包括各种税费及出口退税的纳税申报表。

6．各子公司会计报表

（四）发票

1．发票存根：包括专用发票、普通发票、税务收据等已开具发票的存根。

2．抵扣联

（五）合同：不包括基本建设、技术改造等专项工程的采购、建安等合同。其它按如下分类归档。

1．借款合同：包括基建借款、技改借款、流动资金借款、银行承兑汇票等各种银行贷款合同、抵押合同。

2．技术合同：包括技术开发、转让、咨询、服务等合同。

3．购销合同及加工、劳务合同：包括加工、定做、修理、测试、印刷广告等合同。

4．运输合同

5．财产租赁合同

6．其它合同

（六）计算机软件、数据盘

1．计算机安装盘、说明书

2．应用软件：包括“用友”财务软件、预算软件、决算软件、企业基础信息填报软件、出口退税填报软件等各种应用软件。

3．数据备份：会计电算化数据备份、财务预算决算数据备份、企业基础材料数据备份等各种计算机数据备份。

（七）基建、技改项目资料

1．批准立项的有关资料

2．项目建设过程中的采购、建安等各种合同

3．项目审计、竣工决算等资料

（八）其他资料

1．工资表

2．应收、应付款项对帐资料

3．银行存款对账单及余额调节表

4．企业基础材料

5．产权登记、变动、年检资料

6．会计工作移交表