市直各单位、各区市财政局:

为进一步加强政府采购合同管理,规范政府采购合同备案,促进政府采购信息统计的及时、准确,根据《政府采购法》有关规定,自2010年3月1日起,在全市范围内实行政府采购合同备案制度,现将相关事宜通知如下:

一、市本级政府采购合同备案

(一)按照《政府采购法》第三十七条政府采购项目的采购合同自签订之日起七个工作日内,采购人应当将合同副本报同级政府采购监督管理部门和有关部门备案的规定,政府采购项目合同应当在合同签订之日起7个工作日内,由采购人报市财政局备案。

(二)合同备案应符合以下条件:

1.签订合同主体合法;

2.财政监管平台项目应出具政府采购中标通知书;

3.建设监管平台项目应出具建设工程中标通知书;

4.合同内容与招标文件、中标结果相符;

5.合同信息已录入中国政府采购信息统计系统。

(三)如有另行签订补充合同的,应在补充合同签订之日起7个工作日内到市财政局办理备案手续。

合同主要内容变更或者解除合同的,应及时到市财政局办理变更备案手续。备案时应提交其变更原因的报告书。

合同签订后,当事人双方不得另行订立与合同内容不一致的其它协议,在合同履行过程中发生争议时,以备案后的合同为准。

(四)未按规定办理备案手续的合同,财政资金管理、支付部门不予以拨款、支付。

二、市本级政府采购合同信息录入

(一)以政府采购合同备案为基础,建立由采购单位录入合同信息、主管部门汇总、财政部门编报本地区统计报表的信息统计报送制度,确保政府采购统计数据的准确、及时、完整。

(二)采购单位政府采购经办人员应将合同信息录入中国政府采购信息统计系统(http://reportplan.ccgp.gov.cn)后,再携带相关资料到市财政局办理合同备案手续。

(三)为完善中国政府采购信息统计系统,各单位需提供以下资料:

1.单位机构代码证代码、邮编、地址。

2.政府采购工作负责人姓名、电话,信息统计填报人姓名、电话、手机号码、邮箱及单位传真电话

以上资料,请加盖单位公章后于2010年3月5日前,传真至:85855838联系人:张安峰

(四)政府采购信息统计报表编报的培训工作由市财政局负责,具体培训事宜另行通知。

三、相关程序

(一)财政监管平台项目

1.采购单位履行政府采购程序,包括编报政府采购预算和计划、按计划申报政府采购项目、提报采购需求、参与招标评审、确认中标结果、签订合同;

2.采购单位在中国政府采购网录入合同信息;

3、采购单位携带中标通知书及合同原件、副本到市财政局采购办备案;

4.市财政局办理合同备案,在合同原件上加盖政府采购合同备案专用章;

5.采购单位凭中标通知书及经备案的合同原件办理资金拨付手续。

(二)建设监管平台项目

1.采购单位填写《财政投资建设工程项目政府采购流程表》,到市财政局业务处进行资金审核;

2.市财政局采购办对通过业务处审核的项目编号备案;

3.采购单位携带流程表到建设工程招标主管部门办理招标手续;

4.招标结束,采购单位携带中标通知书及合同原件、副本到市财政局采购办办理合同备案手续;

5.市财政局采购办办理合同备案,在合同原件上加盖政府采购合同备案专用章;

6.采购单位凭中标通知书及经备案的合同原件办理资金拨付手续。

(三)特殊事项

1.财政投资基建工程项目,按照青岛市财政局青岛市建设委员会《关于印发的通知》(青财采【2005】11号)执行。

2.签订补充合同或者合同有变更的,需携带变更及补充合同的说明,经市财政局审核同意后办理备案手续。

四、区市政府采购合同备案管理

各区市财政局应参照本通知要求,根据实际情况制定本地区政府采购合同备案管理办法,切实加强政府采购合同管理。

请各单位及时根据本通知要求,确定经办人员,明确责任,切实做好政府采购合同备案及信息统计工作。