一、办理专利实施许可备案的条件

专利实施许可合同备案是指专利行政管理部门或者受其委托的部门对当事人已经缔结并生效的专利实施许可合同加以存留，并对外公示的行为。根据《专利法实施细则》和《专利实施许可合同备案办法》(国家知识产权局第六十二号局令)的规定：专利权人与他人订立的专利实施许可合同，应当自合同生效之日起3个月内到国家知识产权局指定的部门办理备案手续。逾期办理的，应当提交双方当事人签署的关于原专利实施许可合同有效性声明，并对未在规定时限内办理许可备案手续的情况作出说明。

二、不予办理专利实施许可合同备案的情形

1.许可人不是合法专利权人或专利申请人或其他权利人。

2.共有专利权人违反法律规定或者约定订立专利实施许可合同的。

3.同一专利实施许可合同重复申请备案的。

4.与已经备案的专利实施许可合同冲突的。

5.专利权被质押的，但经质权人同意的除外。

6.实施许可的期限超过专利权有效期的。

7.专利权已经终止或者被宣告无效的。

8.专利权处于年费缴纳滞纳期的。

9.因专利权的归属发生纠纷或者人民法院裁定对专利权采取保全措施，专利权的有关程序被中止的。

注：专利权被宣告部分无效的情况下，当事人办理许可备案手续时，需提交被许可人知情同意的证明材料。

三、办理专利实施许可合同备案需提交的材料(一式一份)

(一)专利实施许可合同备案申请表

在该表格填写中，应注意以下内容：

1.许可专利信息

当事人应当在“许可专利”一栏中清楚、准确、完整的填写专利实施许可合同中的全部专利的发明名称和专利号。

许可专利超过3项的，当事人可以基于表格的样式，增加行数以填写多出来的专利号。当事人可以在第一页的“许可专利”一栏中续接增加行数，也可以增加附页。当事人增加附页的，应当在附页上加盖许可双方当事人的签字或签章，也可以在申请表和附页加盖骑缝章。

2.许可方、被许可信息

许可方可以是专利权人或申请人,也可以是有权授予许可的其他权利人,如果许可人不是专利权人或申请人,需提交相应的有权授予许可的证明文件。

许可方或被许可方有多个的，当事人可以基于表格的样式，增加行数以填写多出的许可方或被许可方。当事人可以在第一页的“许可方”或“被许可方”一栏中续接增加行数，也可以增加附页。当事人增加附页的，应当在附页上加盖双方的签字或签章，也可以在申请表和附页加盖骑缝章。

3.代理人信息

许可双方当事人为国内单位或个人的，可以委托一名具有独立民事权利和民事责任能力的自然人办理合同备案手续;也可以委托依法设立的专利代理机构办理合同备案手续。许可一方当事人或双方当事人为外国人、外国法人或外国非法人机构的，必须委托依法设立的专利代理机构办理合同备案手续。中国香港、中国澳门、中国台湾的当事人，参照外国人办理合同备案手续。

4.合同信息

“合同信息”一栏涉及“许可种类”“专利许可地域范围”“使用费用”“支付方式”“生效日期”“终止日期”等具体信息的填写，当事人所填合同信息应当与附具的专利实施许可合同信息一致。

(1)“许可种类”的填写。备案并且公示的许可类型包括：独占许可、排他许可和普通许可三类。其中这三种许可类型中的任何两种类型，不能同时存在。另外，许可实践活动中存在分许可和交叉许可的情形，但是这两种许可不能作为备案并且公示的许可类型。

(2)“专利许可地域范围”主要指许可地域范围，因专利权具有地域性，该范围不得超出中国。

(3)“生效日期”“终止日期”的填写。应当与合同中的生效日和终止日一致。专利许可时间最长不得超过专利权届满日。

5.许可方声明

许可方对于“专利实施许可合同符合《专利实施许可合同备案办法》相关规定”和“不存在违反专利法第15条相关规定的情形”必须勾选。

(二)专利实施许可合同

当事人办理专利实施许可合同备案手续的，应当提交专利实施许可合同。该合同应当为原件，当事人无法提交原件的，可以提交经公证机构公证的复印件。

1.专利实施许可合同应当包含以下内容

(1)当事人的姓名或者名称、地址，当事人在申请表中所填写的许可方、被许可方名称，在材料中所附具的当事人身份证明材料，应当以合同中的相应名称为依据，并保持与合同中约定的一致。

(2)合同中应当准确、完整的写明实施许可专利的名称、专利号、申请日、授权公告日。

(3)实施许可的种类和期限

2.专利实施许可合同文件生效超过3个月的应当附当事人双方签署的合同依然有效的声明。

(三)双方当事人身份证明材料复印件并盖公章

(四)委托书及被委托人身份证明材料

双方委托人的姓名或名称、被委托人的姓名和身份证号、委托事项、委托权限、委托日期。委托书中需要有委托人和被委托人签章或签字。当事人提交委托书的同时，还应当提交被委托人的身份证明材料。

(五)其他需要提供的材料

中国单位或个人向外许可专利的，办理许可合同备案手续时需提交商务部门出具的技术进出口登记证或技术进出口许可证。

四、办理合同备案的部门及办理时限

(一)专利实施许可合同双方涉及外国人、外国企业或外国其他组织的，当事人应当到国家知识产权局专利局初审部专利事务服务处办理备案。我国香港、澳门和台湾地区的当事人参照涉外当事人规则办理。

(二)专利实施许可合同备案双方皆为国内个人或单位的，当事人可到国家知识产权局专利局昆明代办处办理，也可到国家知识产权局专利局初审部专利事务服务处办理。

这类证件的办理是我国在取得相关的专利实施合同后，我国的相关管理部门对专利者的合同加以保留和对外公示。而骑缝盖章签字主要是为了这类合同的合法性，不受造价合同备案的困扰而进行的，属于一种防伪的作用。