1、先写清楚双方的公司称，以及哪批货款的欠款单号和金额。最后还要写清楚双方约定的付款日期是哪天，催款函有提前告知客户的功能，也有拖欠不付实际催款的功能。具体的要看公司的实际情况而定。

2、如果仅仅是通知类的催款，相对简单些。也就是给对方公司财务提个醒，该付款了。写上付款的期限是哪天，让对方及时的付款。这种就是公司之间的形式，书写的语气就相对公式化。就是注明某某公司需付哪笔货款，共计多少钱，请知悉。类似的语句。

3、还有一种是未按时付款的，业务员催货款也没解决的。这就需要语气稍微强烈一些，可适当的表达一下不满。同时公司写催款人员也要明确双方之间的关系，是要继续合作的，还是以后各走各路的。如果还需要合作的话，尽量不要用太强烈的不满语句。

4、对于催款一直无果的，可在催款函的最后，可以加上一些语句，让欠款公司知道事情的严重性。比如可以写上根据合同，如不按时付货款，可加收罚款，或者是通过法律来维护公司的合法权益等语句。

5、最后落款写上催款公司的名称和日期，再盖上公章就可以了。作为公司我们为什么要写催款函呢？一般的大公司都是通过这种发函的方式来提醒合作伙伴的。因为这种方式一来能提醒对方，二来也可以了解对方为什么不能及时付款，是经营有问题还是周转有问题。

6、对于催款方能及时了解对方的财务动态，以防减少不必要的经济损失。催款函还有一个重要的作用，就是对方抵赖的时候，催款方已经作了告之过了的义务。真正发生纠纷的时候，也有强有力的证据：也就是催款函这个凭证。所以有的时候催款函的书写还是很重要的。

催款函的格式

致＊＊＊公司：

首先非常感谢贵公司与我司长期友好的合作，截至＊＊＊＊＊年＊＊月＊＊日，我公司帐面尚有贵公司欠款＊＊＊＊＊＊＊＊＊元（大写人民币＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊）。按照与贵公司的有关合同协议的约定，贵公司应当在＊＊＊＊年＊＊月＊＊日之前支付上述款项，但我公司至今仍未受到该笔款项。因此，特请贵公司能够在近期内及时向我公司支付上述款项，如贵司仍不能按期支付，我司将按有关规定（或约定）向贵司追索欠款利息，甚至采取相关法律措施，届时，贵公司可能要承担诉讼而带来的更大损失。

此致

敬礼

公司

＊＊＊＊

年

＊＊月

＊＊日