1、凭证作用：物业管理档案最基本的特点是由其形成过程及内容决定，是使档案优于其他各种物业管理资料的一种作用。通常物业管理档案的内容从当时当事直接使用的文件转化而来，文件表格中保留着真实确切的时间标记。

2、参考作用：物业管理档案是事实、数据和经验的记录，是真实的可靠的原始资料，既为同一项目不同时期的情况提供比较参考，也为同时期的不同项目之间提供参照。

物业管理档案的管理属于一项时间跨度较长的工作，建立物业管理档案最终的目的是为管理服务，即方便管理。从档案本身的作用来说，无论是凭证作用还是参考作用，都需要通过查询才能得到体现。

一、业主档案中的入伙手续资料

注明：因各地房地产开发商与物业公司相关规定不同，以下资料可能存在一定的差异。

1、《收楼手续流程》或《收楼须知》；

2、《入伙通知书》；

3、《入伙预交费用一览表》；

4、《购房合同》原件；

5、业主身份证原件；

6、《业主／住户情况登记表》需登记随住人员及暂住人员信息；

7、如业主委托代办人收楼的需要出具《委托收楼证明函》；代办人身份证原件；

8、如业主属法人，需要提供单位营业执照复印件、法人授权委托书及法人代表和办理人的身份证复印件；

9、《业主临时规约》；

10、《收楼证明书》存根；

11、《业主收楼检查登记表》

12、《领取物品资料和钥匙记录表》

13、《整改项目报告》；

14、《委托银行代收费协议书》；

15、《业户手册》；

16、《房屋质量保证书》；

17、《住宅使用说明书》；

18、其它入伙代办手续签约；

19、业户车辆情况资料：车位号、车牌号信息；

20、办理停车手续资料：《车位有偿使用协议书》；

21、签订《前期物业服务协议》；

22、签订《消防安全责任书》。

二、业主不交物业费有什么后果

可能将被起诉至法院。一般情况下，法院还是会建议物业和业主协调解决。不能采取躲的方式，因为即使不去法庭，法庭同样可以缺席判决的。若缺席审判，判你补交物业费，如果拒不执行的话，法院可以强制执行。

建议大家应该积极应诉，将情况如实向法官反映，以期赢得法院的理解；做好缴纳物业费的思想准备。建议咨询一下当地的职业律师，打官司有多大的胜算。如果胜算小，也可以申请撤案，支付物业费。至于物业管理不善给你带来的损失，也可以采取向法院起诉的方式，请求法院依法判决，挽回损失。

如果法院判决已经出来，拒不执行则将会承担给付逾期履行滞纳金的民事法律责任；情节严重可以进行司法拘留，或者追究拒不履行生效判决裁定罪的刑事责任。法院也可以采取强制执行冻结款项、拍卖财产等方式。由此可见，一旦物业管理不到位，应该找业主委员会积极协调，尽量不要拒绝缴纳物业费。因为物业费延期缴纳，会产生滞纳金的。