如何建立职工档案,职工档案里都必须有哪些职工的材料
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档案的建立: 1、人事管理档案应在员工到职一周内,由所在部门负责将员工到职后形成的人事资料收集完整,待员工经试用期考核通过,正式录用时将其人事资料移交人力资源部。 2、人力资源部对移交的人事资料要依据《人事管理档案分类目录》进行审核,发现有人事资料不完整的及时向相关单位和人员追索,以确保人事档案的真实与完整。 3、对营销人员、送货员、外派财务人员等特殊岗位的人员应收取学历证原件;对外派财务人员还需收取执业资格证、职称证原件;对营销人员及非总部财务人员同时需收取担保文件。 4、收取员工相关证件时,应向对方出具收据(一式二份),一份交对方,一份存入档案袋(盒)查验。 5、人事资料收集、归档后,人事管理专员应在档案袋(盒)上详细填写员工姓名及档案资料清单等内容,依档案材料分类目录顺序排列,各类资料以形成时间为序,分类装订,并注明档案资料收集、归档经办人姓名。 6、案管理员应将档案资料分类存放、严格保管。 档案包含内容: 1、公司员工考核、任免、奖惩、教育培训、薪资调整、职务异动等人事资料; 2、员工调任、晋升、降职、免职等人员异动资料。
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一般情况下,如果原单位有档案保管权限,下岗职工的档案就会在原单位。但如果原单位没有保管权限,或原单位破产、下岗职工办理了养老保险账户转移,档案就会转移至区或县的劳动和社会保障局。如果下岗职工找到了新的工作单位,新单位有保管权限的,其人事档案会转移至新单位,没有则档案仍会在劳动和社会保障局。
员工档案的建立应以纸质档案为主。员工档案的建立应该自员工应聘起始,员工办理入职手续时正式建立。各企业可以根据自己的公司人员情况选择按部门建档和按人员分别建档的方式建立员工档案。员工档案中必须具备的内容有员工应聘入职登记表(资料必须填写完备,有明确的联系方式、家庭住址、紧急联系人、身份信息与员工提供相关资料必须一致)、员工身份证复印件、岗位必须的执业资格复印件、原单位离职证明等信息、健康证明(体检报告)等、经公司及员工签字确认的员工入职定薪调薪表、劳动合同等;公司可按要求要求员工提供学历证明、职称证明等其它资料。
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