您的位置:法师兄 > 专业问答 > 公司档案管理制度

公司档案管理制度

2023-06-10 11:32

该咨询为用户常见问题,经整理发布,仅供参考学习!

我也有类似问题!点击提问

推荐答案

云南在线咨询顾问团

2023-06-10回复

专业分析:

为了加强公司的档案管理工作,依据档案管理相关规范及要求,针对公司目前发展现状,全面的收集各类档案,避免档案遗失,有效地保护和利用档案,维护公司合法权益,特制定公司档案管理制度。 第一条为了规范公司档案管理工作,保证档案的完整性及保密性,理顺工作程序,明确工作职责,杜绝资料流失,特制定本制度。 第二条档案管理机构及其职责 1、公司档案工作实行二级管理,一级管理是指公司综合管理部的统筹管理;二级管理是指各部门的档案资料管理工作。 2、综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理,各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。 3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定,认真细致地做好档案保管以及利用工作,充分发挥档案资料的作用。 4、综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导,每年对二级档案管理进行一次检查验收。 第三条归档制度 1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动,具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。 2、凡属归档范围的文件资料,均由公司集中统一管理,任何个人不得擅自留存。 3、归档的文件资料,原则上必须是原件,原件用于报批不能归档或相关部门保留的,综合部保存复印件。 4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。 5、业务活动中涉及金融财税方面的资料,由财务部保存原件;属于人事方面的资料,由人力资源部保存原件;属于工程建设方面的,由规划建设部保存原件。以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理部备案。 6、由公司对外签订的经济合同,应保留三份原件,综合管理部保存一份,财务部及合同执行(或签订)部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时,由综合部保存原件。 7、在归档范围内的其他资料,由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。部门需要使用的可复印或复制,归档范围外的由各部门自行保管。 第四条档案保管制度 1、公司综合管理部设存放档案的专门库房,各部门应根据保存档案数量,设置存放档案的箱柜,并具备防火、防潮、防虫等安全条件。 2、归档资料要进行登记,编制归档目录。 3、档案管理员要科学地编制分类法,根据分类法,编制分类目录;根据需要编制专题目录,完善检索工具,以便于查找。 4、档案要分类、分卷装订成册,保管要有条理,主次分明,存放科学。 5、库存档案必须图物相符,帐物相符。 6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料,了解利用者的需求,掌握利用规律。 7、根据有关规定及公司实际情况,确定档案保存期限,每年年终据此进行整理、剔除。 8、经确定需销毁的档案,由档案管理员编造销毁清册,经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。 9、严格遵守档案安全保密制度,做好档案流失的防护工作。 10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作,方可办理调动手续。 第五条档案借阅制度 1、档案属于公司机密,未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。 2、借阅档案资料,须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方,不得携带外出。需要借出档案的,须经档案保管部门负责人批准。 3、借阅档案,必须履行登记、签收手续。 4、借出档案材料的时间不得超过一周,必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的,须经分管副总经理批准。 5、借出档案时,应在借出的档案位置上,放一代替卡,标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人,以便查阅和催还。 6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料,不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件,归还时保证档案材料完整无损,否则,追究当事人责任。 7、借出档案材料,因保管不慎丢失时,要及时追查,并报告主管部门及时处理。 8、重要档案、机密档案不得借阅,必须借阅的要经分管副总经理同意,必须外借的,由总经理审批。 第六条二级档案应根据资料的性质和部门需要,每三年移交一次,必须保留的尽量留复印件,其余资料交综合管理部统一保存。 第七条本制度从二O一一年十月一日起执行。

对内容有疑问,可立即反馈反馈

同类普法

张神兵律师

广东律参律师事务所

机关、团体、企业事业单位和其他组织应当按照国家有关规定,定期向档案馆移交档案,档案馆不得拒绝接收。档案馆除按照国家有关规定接收移交的档案外,还可以通过接受捐献、购买、代存等方式收集档案。博物馆、图书馆、纪念馆等单位保存的文物、文献信息同时是档案的,依照有关法律、行政法规的规定,可以由上述单位自行管理。

张丽丽律师

北京市京师律师事务所

定期整理统计资料,加强统计资料管理。各种统计资料保存连续完整,及时按照归档要求整理、装订、编号、管理、移交;及时备份同期计算机统计资料、统计软件,并保证与纸介质资料一致,积极推行档案存储光盘化;能够将年度统计资料整理成册。设立专门的档案橱,每个橱柜贴好标签,确保档案资料有序整齐、完好无损。各种统计报表和分析资料、原始记录及有关统计工作的文件、材料做到及时整理、分类,并对历史统计资料搞好搜集和整理。统计人员调动或调整时,要分类别、按时间先后顺序搞好交接。交接的资料、材料要列出清单,并由交接双方签字。

律师普法更多>>
  • 安全生产档案管理制度
    安全生产档案管理制度

    安全生产管理制度是一系列为了保障安全生产而制定的条文。它建立的目的主要是为了控制风险,将危害降到最小,安全生产管理制度也可以依据风险制定。

    2020.09.13 750
  • 档案管理制度包括哪些内容
    档案管理制度包括哪些内容

    档案管理制度主要内容包括:应作为档案保存的范围、档案管理责任人,档案收集、装订的规范要求及销毁档案的程序等等。参考范例:合作组织档案包括组织各类文件简报、计划总结、统计报表、发展规划、培训资料、会议记录、往来函件、购销合同及协议、财务公开资

    2020.11.02 1,519
  • 公司车辆管理制度
    公司车辆管理制度

    指公司为使公司车辆管理统一合理化,合理有效的使用各种车辆,最大限度的节约成本,更有效的控制车辆使用,最真实的反映车辆的实际情况,尽可能的发挥最大经济效益以及对公司所有车辆的保养和维修进行控制,以确保车辆安全、良好的运行状况以及保养和维修的及

    2020.11.17 486
专业问答更多>>
  • 文件档案管理制度

    转载以下资料供参考文件档案管理制度为保证文件的完整,便于查找利用,做好收集、立卷、保管、等工作,维护文件档案的完整和安全,特制定本制度。一、设立文件档案管理专员,切实做好文件档案的收集、分类、整理、立

    2022-10-31 15,340
  • 公司管理制度

    公司管理制度是公司为了员工规范自身的建设,加强考勤管理,维护工作秩序,提高工作效率,经过一定的程序严格制定相应的制度,是公司管理的依据和准则。公司管理制度大体上可以分为规章制度和责任制度。规章制度侧重

    2023-02-13 15,340
  • 怎么管理公司档案

    分类是必须的,一般分科技类:技术资料,设计图纸,标准规范,法律法规;文件类:公司及各部门文件,政府来文,行业文件资料等;财务类:财务帐表,账册;企业类:企业章程及修正案,股东决议,营业执照,资质证书,

    2022-08-12 15,340
  • 行政处罚的档案管理制度是什么?

    一般情况下,国家档案局负责对发生在中央和国家机关各部门、国务院直属企业事业单位以及依照国家有关规定不属于登记范围的全国性社会团体的档案违法行为实施行政处罚。

    2022-08-07 15,340
法律短视频更多>>
  • 公司罚款制度合法吗 01:16
    公司罚款制度合法吗

    罚款,属于行政处罚的种类,根据我国的《立法法》和《行政处罚法》的规定,可以设定行政处罚的只有法律、法规和行政规章,并且有相应的复议、行政诉讼等救济程序。由于用人单位不是行政处罚的主体,故不具备实施经济处罚权的主体资格,不能对员工做出经济处罚

    9,106 2022.04.17
  • 公司股份制度怎么分配 01:19
    公司股份制度怎么分配

    股份可以由投资人共同均分,总占有百分之八十五至百分之七十五以上,预留百分之十五至百分之二十五的股份,在经营期间,表现优秀,就可以适当在百分之十五至百分之二十五股份里面调整,由投资人和管理人共同同意就可以。通常合伙的股权分配是按照出资比例,将

    3,361 2022.04.15
  • 员工违反公司制度可以辞退吗 01:02
    员工违反公司制度可以辞退吗

    劳动者严重违反工资制度的,可以辞退。辞退的前提是:用人单位的规章制度合法合规;劳动者严重违反该规章制度尚未被处罚。若劳动者已经违反过该规章制度,则该规章制度必须具有法定可重复处罚性;劳动者违反公司规章制度必须达到严重程度,一般违反不得行使即

    6,017 2022.05.11
公司法不同阶段法律问题导航
有问题
就会有解决办法
在线咨询

离婚、工伤、刑事、债务... 最快3分钟内有答案

法师兄法务
您好,请问有什么可以帮助到您的?