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怎么管理公司档案

2022-08-12 21:39

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2022-08-12回复

专业分析:

分类是必须的,一般分科技类:技术资料,设计图纸,标准规范,法律法规;文件类:公司及各部门文件,政府来文,行业文件资料等;财务类:财务帐表,账册;企业类:企业章程及修正案,股东决议,营业执照,资质证书,税务登记的办理及变更资料,有的企业会涉及到生产许可证,标准认证等证件的管理,个人证件的管理最好也纳入档案管理范围;电子类:归档需要的影像资料等。其它还有很多细节的要求,最好按照企业所在行业要求整理和保管,所有资料要按月整理,按年装订归档,目录要清析明了,借出的要有凭据,作废的要有记录。

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具体流程是: 一、合同交由企业档案管理部门进行归档; 二、合同登记的项目应由企业的业务部门与归档部门一同汇总,共同完成登记工作; 三、对合同进行扫描,留存合同电子版; 四、建立客户档案信息; 五、建立客户评价系统; 六、定期对合同进行汇总、整理。

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归档的材料应当按照国家有关规定移交与集中管理,任何个人不得拒绝归档或者据为己有。国家规定不得归档的材料,禁止擅自归档。涉及国家秘密的档案的管理和利用,密级的变更和解密,应当依照有关保守国家秘密的法律、行政法规规定办理。禁止篡改、损毁、伪造档案;擅自销毁档案;出卖、赠送给外国人或者外国组织。同时国家档案主管部门应当建立健全档案的管理保护制度。

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