合同签订流程及管理办法

规范公司合同签订， 履行和付款程序， 并最大限度的避免风险， 合约部起 草以下管理和签订程序， 本办法适用于公司签署的所有经济类合同的管理， 不适 用于劳动合同等其他类合同的管理。 一、合同签订审核流程 1 、 公司各部门负责起草与本部门负责职责范围内合同，参与合同谈判，组织会 签；参加对合同履行的评价。 2 、 工程部负责审核工程合同的各项技术条款； 3 、 合约部负责合同的商务条款，确认待签合同与审批调整建议的一致性； 4 、 财务部审核合同付款，发票纳税等相关财务有关条款。 5 、 其他部门审核本专业所有合同的技术条款。 二、 合同执行部门负责起草和谈判， 组织会签。 合同应做到内容合法、 条款齐全、 文字清楚、表述规范、权利义务和违约责任明确、期限和数字准确，应包括： 1 、合同名称； 2 、甲乙方名称及地址，经办人联系电话； 3 、甲乙方法人代表或其合法代理人签字、公司公章或合同专用章； 4 、合同签订日期； 5 、标的（内容） ； 6 、数量、质量； 7 、价款或酬金（工程计价方法、工程款支付方式） ； 8 、履约方式、地点、费用的承担； 9 、违约责任（甲乙方权利和义务） ； 10 、生效、实效条件； 11 、争议解决的方法； 12 、合同的份数及附件； 13 、保密条款（视合同性质需要） 14 、合同负责或主办部门填写《合同审批单》 、合同摘要并附合同文本，合同业 务单位营业执照和相关资质复印件加盖公章， 法定代理人授权委托书原件， 按权 限审核报批； 15 、 合同审批原则上应按顺序依次执行， 遇特殊情况下可临时调整次序， 但必须 征得次序变动影响的下一会签人的同意。 三、各部门合同审核的重点如下： 1 、合同执行部门 合同文字和结构、通用条款、特殊条款、工作范围、双方权利 义务、技术、工期、进度、质量、履约、担保、保修等条款； 2 、设计、工程、营销部门，审核合同的相应技术条款； 3 、 合约部审核合同价款及价款调整 （项目价款计算书作为合同附件） 、 合同款支 付、变更、签证、结算、奖惩等与项目成本有关的条款； 4 、财务部审核签约公司名称、合同价款支付方式、发票形式、代扣代缴等与财 务核算和纳税有关的条款； 5 、最后提交法务部门（或法律顾问）分析判断合同风险、与法律相关的内容， 包括担不限于：变更、解除、违约、索赔、不可抗力、诉讼等条款。 四、合同的签署和盖章 1 、合同原则上由对方先签字盖章； 合同按照规定审批顺序全部完成后，由合约部按照审批意见和即将最终签 字 ／ 盖章的合同文本对照，有添加或需要修改的及时更正，确认无误后，按照公 司印章使用管理规定办理签字盖章手续； 2 、合同存档、备案：合同签订一周内，合同正本原件及副本原件全部交行政办 公室存档，合同副本复印件交财务部、合约部及合同执行部门留存使用； （原则 上合同原件严禁外借，项目报建、报批除外） 3 、合同执行部门在合同履行过程中应注意：涉及工期、造价、质量的决定应以 书面形式记录和确认。 涉及双方往来函件， 如以公司名义发出时应以法律规定的 有效方式发送， 并要求对方签收并保留发出的凭证， 如对方拒收应即改为特快专 递方式重发。 4 、合同执行过程中，合约部应及时对合同履行情况进行监督检查，并定期对合 同执行情况进行分析，做到心中有数； 5 、原则上公司不办理先建设后补合同的程序。 五、合同变更、转让及解除必须采用书面形式： 1 、变更合同范围和付款条件，转让合同义务、解除合同的应采用补充合同的形 式； 2 、工程类合同可采用设计变更和现场签证方式进行合同变更； 3 、变更、转让或解除后合同执行部门应在一周内完成修改存档和通知，方式和 范围同合同存档、 备案的相关规定。 各部门应对原合同文本进行标示， 以免错误