发包人如何做好工程合同管理工作呢？

具体要做刀以下三大点： （一）在建设工程开始建设的初期阶段，应尽快做好以下工作： 1、做好合同管理规划工作，制定出完善可行的合同管理架构图。 （1）任何项目在建设过程中都会形成事实上的合同架构体系，但在无意识（即无计划）状态下形成的合同架构体系是在应付项目建设过程中不断出现的各种问题的情况下形成的，具有很大的随机性，因此使整个项目合同管理工作缺乏计划性和科学合理性，而且项目的整个管理工作难免会因为合同管理工作的无序性受到很大负面影响。 （2）合同管理架构是合同管理的基本规划，在项目管理工作开始的前期，应详细分析建设工程项目合同管理的一切影响因素，在与相关方充分沟通的前提下制定出科学合理而又符合建设工程项目实际情况的合同架构图，使之成为进行建设工程合同管理甚至整个工程管理的纲领性文件和最具指导性的文件之一；同时，制定建设工程项目合同架构图也是进行项目管理的基础性工作，做好这项工作能为今后的管理工作创造非常有利的条件。 （3）在制定合同架构图时，应结合建设工程项目具体情况注意以下要点： 最大可能地将建设工程项目管理工作全部纳入到合同架构图中，以该合同架构作为理清项目管理关系，管理思路的基础性工作； （4）制定合同架构图时应该注意的问题有： 通过分析项目的特点及业主的管理需求，确定出科学的工程承包管理模式。 （5）有关工程管理承包管理模式，建筑法中明确推行工程总承包制，这一规定对于推进建设工程顺利建设，促进建筑市场健康发展起到了至关重要的作用。目前，比较常见的是施工总承包，在管理项目中，通过这一制度，项目管理公司有效地降低了业主的风险，保护了业主的利益，同时，在代建制项目中也通过这一制度降低了本公司的风险。 （6）在施工总承包制的具体操作过程中，由于目前国内施工总承包商的资质限制及综合管理水平问题，业主需对影响建筑物使用功能、外观效果等的专业工程以及由于工程本身的特殊性决定的一些非建筑专业工程进行一定的控制，参与甚至组织这些工程的管理工作。通常情况下，业主出于以上因素考虑都将这些专业工程以单独发包的形式承包给相应的施工单位完成，同时协调这些单位与施工总包签订总包管理配合协议。这时，这些施工单位与施工总包并未发生直接的合同关系，两者都只是在项目管理公司的协调下相互配合，总包单位不是真正意义上的总包，不承担法律所规定的总承包单位的责任，因此，在这种模式下，项目管理公司要花大量的精力去做管理协调工作，而做这种工作并非是项目管理公司的特长，业主的管理风险会很大，很容易因为这些工程招致施工单位的索赔，也不利于工程的顺利进展。 针对以上问题，根据工程经验总结出了一套既符合相关法律规定，又能够满足业主参与这些专业工程管理的需求，同时也能保障继续贯彻真正的施工总承包制的系列做法：在施工总包合同中将这些工程作为约定分包纳入到总包单位的承包范围中，约定总包单位对这些工程的质量、进度、安全文明施工等方面与具体分包单位共同对业主承担连带责任；在选择这些工程的施工单位阶段，由业主、项目管理公司和施工总承包商共同以招标或比选等方式编制相关文件、组织相关招标，在定标后共同与中标单位签订三方分包合同，其中业主和项目管理公司侧重在招标和合同签署阶段对工程造价、使用功能、外观效果等方面的控制，施工总承包商侧重在合同履行阶段对施工质量、施工进度、安全文明施工等方面的控制，基本满足了两方对这些专业分包控制的各自诉求。通过多个项目的实践表明，以上做法符合目前国内建设工程领域的实际情况，具有较强的操作性。 通过分解项目管理工作内容，划分各个工作的内容范围及工作界面；通过对工程内容和设计文件的深入分析提出工程分项承包划分建议；明确工程内容、分包工程范围、供货范围，进而明确总包、分包、供货商之间的合同关系或工程参建方之间的合同关系。 ①合同架构图的制定应保证：设计和施工充分衔接、各工作界面明确且充分衔接。 ②合同架构图的制定应具有可操作性，以减少工作界面、便于协调管理、利于降低成本为核心原则。 ③在项目建设过程中，应根据项目的实际进展情况及时地对合同架构图进行修改和完善，使之更加符合工程项目的实际情况且更具操作性。 2、根据工程具体情况确定合同管理工作的重点，使得合同管理工作有的放矢。 建设工程项目合同体系的运行必须达到这样的目的：即：运用合同手段使所有项目参建方按照建设工程项目的质量、进度、投资目标的要求完成合同任务；通过合同手段处理各个设计单位、监理单位、施工单位内部的管理、配合关系及他们之间的协调配合关系，使他们既能够得到其他单位的配合顺利完成合同任务，又能够严格地履行对其他单位的配合义务使其他单位也能够顺利完成合同任务。由以上分析可见，建设工程项目合同管理工作的重点有： ①针对建设工程项目的特点制定科学合理的项目合同架构体系，具体内容本文前面已有论述。 ②结合项目特点，编制合法、完善、严谨的合同文件，从而建立起科学的合同文件体系。建设工程项目合同架构体系的复杂性决定了合同文件编制的复杂性。合同架构体系中包含的合同管理思想必须通过具体的合同文件来实现，因此，整个建设工程项目合同文件条款的严谨、完善、系统性是整个建设工程项目合同管理甚至是整个项目管理的决定性阶段之一。而且，编制严密的合同文件不但能够最大限度地避免工程建设中的纠纷、索赔的发生，督促项目的参建各方严格按照合同约定参与项目建设，而且，即使发生了纠纷、索赔，合同主体也能依据合同约定保护自己的合法权益。 ③建设工程项目合同履行管理。合同履行管理是督促建设工程项目各参建方严格按照合同约定履行合同义务，顺利完成建设工程项目建设任务的阶段。该阶段是建设工程项目管理主要思想、管理方法的实施、实现阶段。笔者认为应制定出严谨、可操作性强的合同履行管理方法，抓住合同履行管理的重点——总包商管理，减少甚至避免纠纷发生，最大限度地预防纠纷、索赔的发生。因此，合同履行管理也是项目管理过程中的关键阶段。 3、制定出完善可行的一系列合同管理制度，如合同评审会签制度、合同交底制度、合同文件资料归档保管制度等。具体制度内容，下文中有较为详细的论述。 （二）确定合同签订对象。 应根据工程项目的总体进度要求，合理安排合同管理工作进程，提前做好确定合同签订对象工作。具体做法如下： 1、对于根据国家法律法规规定必须通过招标程序确定合同的签订对象的情况，应根据相关规定通过招标确定合同签定对象； 2、如根据相关规定无须通过招标程序确定合同的签订对象时，应根据具体合同的特点，综合分析潜在签约主体的整体情况，决定确定合同签约主体的方法，如招标、询价、直接商谈确定等方法，在此过程中应对合同当事人的资格、资质证书、业绩、资信状况等进行考察，确保其具有履约能力。 3、协调、配合合同的签订对象。协调配合合同是工程建设中普遍存在的合同类型，签订协调、配合协议的主要目的是为了使参与工程建设过程的各方能够以合同约定为依据密切配合，友好协作，相互提供条件以便使各方的合同义务都能顺利履行。所以，确定该类合同的签定对象应以需要协调的工作内容为中心，分析该工作内容的相关方之间需要哪些配合以及配合的具体方法，然后组成各相关方进行协商，共同确定协调、配合合同（协议）的内容。 （三）提出合同基本条件，确定合同谈判的基本原则和策略，并组织合同谈判。 1、提出合同基本条件。 建设工程项目建设的不同阶段，需要签订不同的合同，每个合同都必须满足一些基本条件，只有以此为前提，才具有进行合同谈判的可能性。下列合同的基本条件具体为： ①勘察、设计合同的基本条件。包括：勘察设计完成时间的要求、勘察、设计工作内容、工作质量的要求、根据建设工程项目总体工程投资概算确定的勘察费、设计费额度范围及支付时间要求等。 ②项目管理委托合同、监理委托合同、招标代理委托合同、造价审计委托合同等的合同基本条件有：对受托人工作内容范围的要求、对受托人工作质量及提交工作成果时间的要求、根据建设工程项目投资概算确定的报酬额度的范围及支付时间要求等。 ③施工承包合同的合同条件包括：对承包工程工期的要求、对工程承包内容、工程质量的要求、对工程验收、质量保修等方面的要求、根据建设工程项目总体工程投资概算确定工程款的额度范围和支付时间要求等。 ④建设工程物资采购合同的合同条件包括：供货时间、供货方式、供货价格、货物所应具备的质量、包装标准及其他技术要求和标准等。 ⑤协调、配合合同（协议）的合同条件：如配合时间、配合内容、配合费用及支付等。 2、确定合同谈判的基本原则和策略。 每次合同谈判之前应根据工程的具体要求和实际情况确定基本合同条件，并结合合同签订对象的具体情况（如履约能力，财务状况）确定出合同谈判的基本原则和策略，这些原则和策略一般包括：以对方必须满足合同的基本条件为前提；对于灵活度较大的其他合同条件可制定出合同谈判的最高目标和最低目标，在实际谈判中尽最大可能实现最高目标；针对对方的具体情况分析谈判的可能情况并制定出相应对策。 3、组织合同谈判。 应综合考虑各方面情况制定出具体的合同谈判计划，使合同谈判有序进行，促进合同早日签订。 （四）根据合同谈判结果起草、审查、修订相关合同文件。 应保证合同条款的完备、词句严谨、各方权利、义务明确，确保建设工程项目的顺利实施。在编制以下合同文件时，重点内容是： 1、勘察、设计合同的重点内容包括：勘察、设计工作依据、工作内容、完成时间、工作质量的要求；勘察费、设计费取费标准、金额及支付；发包人、勘察单位、设计单位的义务及违约责任等。 2、项目管理委托合同、监理委托合同、招标代理委托合同、造价审计委托合同等的合同重点内容有：工作内容范围；工作质量及提交工作成果的质量、时间的要求；受托人的义务及其违约责任；报酬及其支付等。 3、施工承包合同的重点内容包括：工程承包内容、承包范围；工程工期；工程质量标准；工程验收标准及程序；质量保修；施工技术要求和标准；工程变更洽商、工程款及其支付；施工承包商的义务及其违约责任等。 4、材料采购合同的重点内容包括：材料、设备的规格、型号、品牌、技术要求和标准、数量、单价、供货时间、供货地点、质量标准、包装要求、供货商的主要义务及其违约责任等内容。 5、协调、配合合同（协议）的重点内容：配合内容、配合时间、配合方式、配合费用及其支付、配合人的义务及违约责任等。 （五）合同订立时的管理。主要内容有： 1、组织合同会签并根据会签意见修改合同文件：项目管理公司应根据本单位组织机构特点及本工程特点确定参与合同评审的会签部门及评审程序，使得各相关部门通过合同评审从不同角度评价合同种存在的风险，同时也能使他们了解到合同所涉事项的具体情况，利于后续合同执行。 2、打印、装订合同文件。 3、联系合同相关方确认并领取合同文件，监督其在一定时间内完成合同的签署工作，并保证其签署行为的合法有效。 （六）合同履行管理。主要包括： 1、监督合同当事人按照合同约定履行合同义务，并定期进行合同履行情况的检查。对合同履行过程中的变更事项详细记录，并及时组成各方进行商谈，并对商谈结果给与有效记录，如组织起草、签署合同补充协议书、会议纪要、备忘录等文件。具体做法如下。 ①在每个合同进入履行期时，都应首先召集与合同履行关系较密切的人缘进行合同条款的讨论和交底，明确哪些条款是履行中应重点注意的条款，教育督促有关人员严格按合同进行工作，随时检查、记录合同的实际履行情况，定期通报相关方。 ②在收到合同相对方的信函、文书或电报后，及时审阅并制定对策，采用发文、发函的形式进行批复。 ③及时、积极地收集、整理、保存有关合同履行中的书面签证，往来信函、文书、会议纪要、电报等资料。 ④必要时对于合同履行中出现的问题给予解释，协调，对经常出现的问题加以研究、剖析，并对这类问题给出一般性的处理意见。 ⑤对于合同履行中出现的问题及时详细地加以记录，并根据实际情况制定出切实可行且有效的处理措施和策略。 2、合同纠纷、索赔管理。主要管理内容包括： ①合同纠纷、索赔的预防。主要预防方法为： 编制合同时，最大限度地使合同条款完善，词句严谨，减少甚至避免因合同约定不明确或没有约定相关内容而导致发生纠纷或索赔。 按照合同约定及时提出索赔或给予对方答复，避免发生因已过索赔期限或答复期而无法主张合法权益的情况发生。 合同履行过程中，通过协调、沟通、协商等手段减少甚至避免纠纷、索赔的发生。 遇到有可能引起纠纷或索赔的问题，及时、全面地做好书面记录，保存好相关资料，使合同相关方有据可查，减少甚至避免纠纷、索赔的发生。 ②合同纠纷、索赔的处理。主要方法为： 在合同履行过程中积极、及时地收集整理、保存有关合同履行的书面签证、往来信函、文书、会议纪要、备忘录、电报等资料，以便在发生纠纷、索赔时能积极地主张权利，合法合理且证据充分地保护自己的利益。 当接到对方索赔后，严格审核对方提出的索赔要求，认真研究并及时处理、答疑、举证，争取以协商方式解决索赔。同时应根据法律法规及合同约定及时提出抗辩，必要时提出反索赔。 对合同履行过程中出现的对方的违约情况或违反合同的干扰事件，应及时查明原因，通过取证，按照合同约定及时、合理、准确地向对方提出索赔报告；同时，应按照法律及合同约定及时采取有效措施以防止事态扩大，避免更大损失。 选择适宜的纠纷处理方式。对于合同履行过程中出现纠纷，建议采取组织召开专题讨论会、加强现场协调等措施，使得相关方相互沟通、增进了解，争取通过各方的友好协商使纠纷得以解决，必要时将解决结果以合同补充协议书的形式进行落实；如采取诉讼、仲裁等方式易造成工程停工，对各方均有不利影响，建议慎重考虑后实施。 3、合同文件资料的管理 建设工程项目管理开始后，应将合同文件资料的管理责任落实到具体的管理人员，妥善保存所有合同及与合同有关的一切资料，并及时满足查阅和询问要求。在建设工程项目竣工验收完毕后将与项目有关的合同文件资料移交给相关单位。基本的管理制度有： ①建立合同文件资料统一编号，统一记录制度； ②建立合同文件资料分类管理制度； ③建立合同文件资料借阅登记制度。