失业人员档案管理自动化的几点建议

失业人员档案管理自动化的几点建议牛晓朋（哈尔滨市劳动保障局）自16年建立失业保险以来，经过几次大的经济结构调整，实现了从制度象征到有效制度的转变，失业人员档案管理自动化对受益人群的再确认，管理机制的再完善起着重大的作用，使用计算机管理档案可使失业人员档案管理工作实现以下几方面质的提高： （1）自动检索。计算机系统用于检索，检索速度快，查全率、查准率高，输出形式多样； （2）自动加工整理，自动归类。利用计算机帮助著录、标引，工作效率可提高数倍以上； （3）自动编写目录。档案编目工作要接触到档案的立档单位、名称等项目，查阅抄写的重复工作量很大，利用计算机编目，可将以上各项按一定格式输入计算机储存起来，按作者或专题自动编制目录； （4）自动借阅。计算机系统能识别借阅人的身份是否合法，如果合法，计算机将进行下一步，查明其要借阅什么，借阅时间长短等。 （5）自动统计。计算机能根据程序自动将积累的数据进行整理分析，为统计及会计报表提供可依据的数字。计算机技术只有和档案工作密切结合起来，才能全面实现失业人员档案管理自动化，因此必须做好以下准备工作。 一、档案原件的准备工作（1）著录。是对失业人员档案文件的内容和形式特征进行分析、选择、记录的过程。为了保证质量，著录时必须按有关文件规定进行。（2）标题索引。可使用两种不同的专门人工语言。经过标题索引工作，使档案获得检索标识，就可以使失业人员档案具有索引和多种检索途径。对档案进行标题索引，必须依据统一的档案标题索引规则进行。 二、专业技术人员的准备失业人员档案管理自动化的一个关键问题是人才的培养。只有培养既懂计算机专业，又精通档案管理的＂两方面人才＂，才能使档案管理实现自动化变为现实。 三、计算机管理失业人员档案系统的建立1．建立数据库。电子计算机管理失业人员档案，是以数据库为基础的，所以在运行程序之前必须先建立符合统计要求的失业人员数据库。该数据库建立包括了失业人员姓名、失业证号、性别、出生时间、联系电话及地址、累计参保年限、学历、失业时间、享受失业金标准等，并把每一位失业人员的记录全部存入数据库文件中，以备检索，统计之用。2．建立系统结构。建立增加和删除模块，当有新增（新接收）失业人员时，系统会自动在数据库尾增加一条空白记录，根据提示可录入该失业人员的各项档案内容。当有失业人员再就业时，系统会把该人的记录转入另一数据库－－再就业数据库。失业人员档案管理自动化，可以使档案管理的工作效率和信息、数据的准确度得到极大的提高，为劳动力市场的顺利运行和失业保险事业的健康发展起到积极的促进作用。